「システムを導入したものの、現場で活用されずに形骸化してしまった」
このような課題に直面する企業は少なくありません。導入自体はプロジェクトの一区切りに過ぎず、実際には業務の中で使われ、定着して初めて価値を発揮するものです。にもかかわらず、導入フェーズに注力する一方で、定着化に向けた設計や支援が後回しにされているケースも多く見られます。
そこでこの記事では「システム導入が定着しない理由」を明らかにするとともに、現場に根づかせるための実践的な施策やツール活用のポイントを解説します。ぜひ最後までご覧ください。
【社内システム担当のお悩みを解決します】
あらゆるシステムの「導入しただけ」を防ぎませんか？
システム画面上に「吹き出しガイド」や「チュートリアル」を”あとのせ設置”することで、システム習熟度の向上と問い合わせ対応コストの削減を実現。
「問い合わせ90%削減」や「申請差し戻し47%削減」、「95%がマニュアル以上に分かりやすいと回答」など、具体的な取り組み事例とツールを資料にまとめました。
◆詳細と事例はこちら ＞
目次
せっかく導入したシステムが、現場で活用されずに形骸化してしまう──そんな課題に直面する企業は少なくありません。弊社が行ったDX推進およびDAPに関する実態調査では、情報システム部門に従事する300名に対するアンケートで、DX推進のうちITシステムの利用促進に最も力を入れていると答えた人が半数以上いました。
導入そのものがゴールとなり、定着化のための運用やサポートが後回しにされがちなのが主な要因です。特に現場の理解・納得を得られないままスタートしたシステムは、業務の負担と見なされ、抵抗感を生みやすい傾向にあります。
つまり、システムの真の価値は「導入」ではなく「定着化」にあるという意識の転換が求められています。この記事では、定着しない原因を分析し、現場でしっかり活用されるための実践的な対策をご紹介します。
システム定着化とは、導入したシステムが社内業務に自然と組み込まれ、現場の社員が日常的に使いこなせている状態を指します。単に「使えるようになる」だけでなく、「迷わず」「業務に支障なく」「積極的に活用されている」ことがポイントです。新システム導入直後は、操作ミスや使いづらさによって現場の混乱が起きやすく、定着しないまま旧業務フローに逆戻りしてしまうケースもあります。システムの定着化が進めば、業務品質や生産性が向上するだけでなく、改善提案やデータ活用も活発になり、組織全体のデジタル活用レベルが高まっていきます。つまり、定着化とは“システムが使われる状態”ではなく、“業務成果につながっている状態”を意味するのです。
定着しないシステムには、いくつかの共通した要因があります。まず多いのが「現場のニーズと合致していない」という点。現場業務の実態を把握しないまま導入が進むと、かえって業務負荷が増すことも。
また、教育やサポート体制の不足も大きな要因です。使い方がわからない、質問できる相手がいない、マニュアルが分かりにくい──そうした要素が積み重なり、自然と使われなくなってしまいます。さらに、経営層・管理職がシステム活用に積極的でない場合も、現場のモチベーション低下に繋がります。
このように、「導入だけで満足してしまう体制」は、定着の最大の障害なのです。
システム導入の7つのリスクとは？よくある失敗要因と回避するための実践ポイント
システムが現場の実務プロセスにフィットしていないと、入力や操作が手間になり、結局は従来のやり方に戻ってしまうケースが多く見られます。導入前に十分な業務分析を行わず、「機能が多いから便利だろう」という理由で選定すると、この問題が起きやすくなります。
ユーザーインターフェースが直感的でない、操作手順が多い、用語が専門的すぎるといった要因は、利用者の習熟スピードを著しく遅らせます。結果的に利用頻度が下がり、「使わないシステム」として形骸化してしまいます。
初期研修だけで終わり、その後のフォローや運用サポートがない場合、利用者は不明点を解消できず離脱していきます。特に組織内の異動や新入社員の増加に伴い、継続的な教育やサポート体制がなければ定着は困難です。
現場に定着するシステムを構築するうえで最も重要なのは、「実際に使う人」の立場に立った設計です。経営やIT部門の論理だけで進められたシステムは、使いにくさや業務の負担増につながり、定着化を妨げる原因となります。操作画面の分かりやすさ、日常業務との親和性、エラー時の対応方法など、利用者視点で細部まで設計することが欠かせません。現場ヒアリングや業務フローの可視化を通じて、使いやすさを具体的に設計に反映させることが重要です。
システムはあくまで業務の「手段」であり、目的ではありません。したがって、業務フローとの整合性が取れていないシステムは、たとえ高機能であっても現場で使われなくなります。現場で実際に行われている業務手順や例外処理を正確に把握し、システムの仕様に落とし込むことが求められます。また、導入の過程で業務自体の見直しが必要な場合もありますが、その際には現場との合意形成を丁寧に進めることが、スムーズな定着化につながります。
すべての機能を一度に導入・展開しようとすると、現場の混乱や学習負荷の増大を招き、定着化を阻害する要因になります。そのため、まずは一部の部署や業務範囲で導入を開始し、運用しながら改善点を洗い出す「スモールスタート」が効果的です。試験運用を通じて現場の声を反映させ、安定した運用が確認できてから段階的に全社展開していくことで、失敗リスクを最小限に抑えつつ、現場の納得感と協力を得やすくなります。
システム導入前に、現場ユーザーを対象とした説明会やヒアリングの場を設けることは、定着化に向けた第一歩です。システム導入の目的や期待される効果を明確に伝えることで、ユーザーの納得感が生まれます。また、現場からの率直な意見や懸念点を吸い上げることで、後々のトラブルや反発を未然に防ぐ効果も期待できます。
導入するシステムが実際の業務に即していなければ、利用は定着化しません。現場の業務フローや課題を正確に把握し、開発やベンダー選定の段階から関係者を巻き込むことで、使いやすく納得感のあるシステム設計が可能になります。システム導入を“自分ごと”として捉えてもらうためにも、このアプローチは欠かせません。
システムの操作に不慣れなユーザーが多い場合、導入初期のサポートが極めて重要です。DAP（デジタルアダプションプラットフォーム）を活用することで、画面上に操作手順を直接表示しながら利用を促進できます。従来のマニュアルや研修に頼らず、その場で直感的に学べる環境を提供することで、ユーザーの離脱を防ぎ、自然な定着化を実現します。
導入で終わらないことがポイント！デジタルアダプションプラットフォーム（DAP）とは？導入のメリットや機能を紹介！
各部門にシステムに精通したスーパーユーザーを配置することで、現場での疑問やトラブルに即時対応できる体制を構築できます。利用者が身近なところで相談できる環境があることで、心理的ハードルが下がり、システムの活用が加速します。また、情報システム部門との連携強化により、より効率的な運用が可能となります。
導入後、どの程度システムが使われているかを定量的に把握することで、定着化の進捗を客観的に評価できます。ログ分析やダッシュボードの活用により、活用度の低い部署や業務に対する支援を重点的に行うことが可能です。また、ユーザーからの定期的なフィードバックをもとに、改善や機能調整を行うことで、継続的な利活用につながります。
システム導入の失敗を防ぐための賢い戦略とは？課題や対策を解説！
新しく導入したシステムを社内で活用し続けてもらうには、導入時だけでなく運用段階での継続的なフォローが欠かせません。近年、この定着支援を効率的に進めるための仕組みとして注目されているのが「DAP（デジタルアダプションプラットフォーム）」です。ここ
では、デジタルアダプションの基本的な考え方や、DAPツールの特徴・役割・主要機能について解説します。
デジタルアダプションとは、新しいシステムやアプリケーションが利用者に自然に受け入れられ、日常業務の中で意識せずに活用されている状態を指します。理想は、ITスキルの差にかかわらず誰もが迷いなく操作できる環境です。近年はDX推進の流れの中で新技術の導入が急増している一方、現場での活用が思うように進まず、せっかくの投資が効果を発揮しないケースもあります。そこで、導入を「使われる状態」へとつなげるデジタルアダプションの重要性が高まっています。
参考：デジタルアダプションとは？ メリットやデメリット、社内システムでの活用が増えている理由を解説
DAP（Digital Adoption Platform）は、このデジタルアダプションを実現するための支援ツールです。従来の集合研修やマニュアル提供だけではカバーしきれない「定着化の壁」を、テクノロジーによって補うのが特徴です。代表的な機能として、ユーザーが実際に操作している画面上に案内やヒントを表示し、手順をその場でサポートする仕組みがあります。これにより、ITリテラシーに左右されず誰でもスムーズに操作でき、人的リソースに依存しない運用体制を構築できます。
参考：デジタルアダプションプラットフォーム(DAP)とは？dap導入のメリットや機能を紹介！
DAPツールには、ユーザーの操作習熟を支える多様な機能が搭載されています。たとえば、画面上でリアルタイムに操作手順を案内するインタラクティブガイドやチュートリアルは、初期設定や基本機能の理解をスムーズにします。用語やアイコンの説明を表示するツールチップは直感的な理解を助け、誤操作防止にも有効です。さらに、自動応答型のチャットボットや検索しやすいオンラインマニュアルを組み合わせれば、利用者が自力で問題解決できる環境を整備できます。これらの機能を活用することで、システムが「導入されただけ」で終わらず、業務に根付く状態を実現できます。
『ルパン三世』や『名探偵コナン』など、多くのヒットアニメを生み出してきた株式会社トムス・エンタテインメント様。国内だけでなく、海外へも作品を展開しており、2022年からはアニメ制作の工程管理をサポートするツール「ProGrace」をリリースしています。
同社では、多様なシステムの使い方がマニュアルとしてまとめられていましたが、現場で十分に活用されていないという問題がありました。マニュアルの保管先がわかりづらく、操作がわからないまま問い合わせが発生し、担当者の対応コストが増加していたそうです。
そこで、デジタルアダプションプラットフォーム（DAP）の「Fullstar」を導入。画面上からマニュアルへ直接アクセスできる仕組みを整え、ツールの使い方や入力例、よくある質問などをその場で確認できる環境を実現しました。
その結果、これまで1時間かかっていたシステム説明会は30分に短縮され、社員の負担を大幅に減少。当初の課題だった「見られないマニュアル」も、システム上の導線から2ヶ月で100件以上も閲覧されるようになっています。
参考記事：事例インタビュー第2弾! Fullstar導入によりマニュアルが100件以上閲覧され、説明会の時間も5割削減！
スターティアホールディングス株式会社は、中小企業向けに幅広いITソリューションを提供している企業です。バックオフィス（人事・総務・経理）では、ルーティン業務が集中し、問い合わせ対応が大きな課題となっていました。目標管理や評価の入力方法、提出期限など、同じ内容の問い合わせが1日に何件も発生し、対応に追われてしまうこともよくあったそうです。
その解決策として「Fullstar」を導入。社員が日常的に使用する「タレントマネジメントシステム（タレントパレット）」上にツールチップを設置しました。入力例や提出期限などの情報がその場で表示されるため、問い合わせ件数が一気に減少し、大きな業務改善につながりました。
参考記事：人事システムの差し戻しを47％削減！社員が迷わないシステム環境を整えた、デジタルアダプションプラットフォーム「Fullstar」活用術とは
システムの定着化を本気で成功させたい企業にとって、導入後の支援体制と仕組みづくりは欠かせません。特に、ユーザーが実際の業務の中で迷わず操作を進められる環境づくりは、定着率を大きく左右します。
Fullstarは、そうしたニーズに応えるDAP（デジタルアダプションプラットフォーム）です。ユーザーの操作状況に応じて、画面上に適切なガイドやヘルプを自動表示し、マニュアル不要の「実践型オンボーディング」を実現します。これにより、従業員の学習負担を軽減しながら、スムーズな定着化を後押しできます。
SaaSや業務アプリの導入を進める企業にとって、「導入して終わり」ではなく「使われ続ける仕組み」を整えることがますます重要になっています。Fullstarは、その実現をサポートする心強いパートナーです。
無料プランで始める
書類不要！最低利用期間なし！
ずっと無料で使えるアカウントを発行
