近年多くの企業では、現場の力強いニーズに応える、使いやすいシステムが企業で求められています。ビジネス環境のデジタルシフトが加速する中、単なるシステム導入だけでは企業の競争力は高められません。現場の課題に寄り添い、スムーズな業務遂行をサポートするユーザビリティの高いシステムを提供することが不可欠です。加えて、導入後も徹底したフォローアップを行い、最大限の活用を図ることが重要です。本記事では、企業のDX推進における課題と賢い戦略についてご紹介します。
システム導入の進め方完全マニュアル｜失敗しないためのポイント
目次
多くの企業が業務効率化やDX推進のために新たなシステムを導入していますが、すべてが成功しているわけではありません。むしろ、現場への定着に失敗し、十分な効果を発揮できないケースも少なくないのが実情です。導入後に「使い方がわからない」「結局、旧システムに戻ってしまった」といった声があがることも…。このような失敗の多くは、システムそのものの性能ではなく、“使う人”の理解不足や社内の運用設計の不備によって引き起こされます。つまり、システム導入の成否を分けるのは、技術よりも「人」の定着度と言えるのです。導入後の現場活用まで視野に入れた計画が、成功のカギとなります
社内システムを導入すると以下のような課題が生じる可能性があります。
社内システム導入に失敗する最大の理由は、従業員への教育とフォローアップ体制が不十分なことにあります。マニュアルを配布しただけで本格運用を開始してしまい、ユーザーの理解が追いつかないまま放置されてしまうケースが多発しています。加えて、プロジェクト責任者の異動などで適切なフォローアップ体制が持続されず、ユーザーは新システムに馴染めず活用が進まない状況に陥ってしまいます。
さらに、社内システムの機能や操作性が従業員のニーズと合っていない、現場の実際の業務プロセスを反映できていないことも大きな障害となっています。単に従業員の声を拾っただけでなく、現場を深く理解した上で機能設計を行わないと、ユーザビリティに課題が残ってしまいます。そうした場合、社内の受け入れ体制そのものが難しくなり、操作ミスが多発したり活用が滞ったりするリスクが高まります。さらに、将来の業務変化に合わせた機能拡張の柔軟性が欠けていれば、先行き数年でシステムが陳腐化し、投資効果が著しく低下してしまう危険性もあります。
加えて、新システムの意義や活用メリットに対する社内の周知不足、経営層から現場の管理職まで理解とリーダーシップが十分に発揮されない場合も多々あり、結果として従業員のモチベーション低下を招いてしまいます。組織全体で新システムの重要性を共有できなければ、特に現場の人が新システムを受け入れる気運は決して高まりません。部門間の連携不足や責任範囲の曖昧さなど、組織的な課題も存在し、システム活用を阻害する一因となり得ます。
このように様々な理由が複雑に絡み合い、せっかくの投資が無駄に終わってしまう事例が多発しているのが実情です。コスト面での直接的な損失に加え、生産性低下などの機会損失まで含めれば、経営に与えるダメージは計り知れません。
こうした無駄を防ぎ、システム投資から最大の効果を引き出すには、導入の計画段階から運用フェーズまで一貫したユーザーサポート体制を構築することが不可欠です。具体的には、分かりやすいFAQマニュアル作成と導入教育の実施、運用開始後の相談窓口の常設と継続的なフォローアップ、ユーザー分析に基づく個別の使い方指導や再教育の実施、ユーザーからの改善提案を収集し反映するプロセスの構築など、従業員の理解を深め活用を促進するための継続的な取り組みが重要なのです。 多くの企業では社内システムを導入するだけで、導入後のフォロー体制が整っていません。FAQマニュアル改善や機能のブラッシュアップ、業務フローの見直しなど、継続的な改善サイクルを回すことが不可欠です。そのためにも、ユーザーからのフィードバックを確実に収集し、確実に反映するプロセスとチャネルを構築しなくてはなりません。
システムの企画段階から現場に深く入り込み、実際の業務プロセスとユーザーニーズを徹底的に把握した上で、機能設計とユーザビリティの向上を図ることです。単に要件定義をするだけでなく、現場との濃密なコミュニケーションを重ね、目線を合わせることが不可欠です。現場のニーズを100%反映したシステムでなければ、いくら教育を実施してもユーザーの主体的な活用は望めません。加えて、拡張性の高い設計によって、柔軟に機能改善できるシステムを実現しなければ、長期的な活用は見込めなくなります。
さらに、経営陣から現場の従業員に至るまで、システムの重要性と活用によるメリットに対する理解を組織全体で共有することがシステム導入を成功させるために非常に重要です。丁寧な社内周知とトップのリーダーシップ、管理職の積極的な関与を通じてシステムの意義を徹底的に浸透させる必要があります。加えて、部門間の緊密な連携体制を構築し、役割分担と責任範囲を明確化することも欠かせません。情報システム部門やDX推進部門は、単にシステムを導入するだけでなく、従業員視点で利便性の高いシステムを提供し、その先の本格活用に向けた戦略的なアプローチを実践することが極めて重要なのです。
そこで、システムの導入から本格活用までを効果的にサポートするデジタルアダプションツール「Fullstar」の活用が有力な解決策となります。Fullstarには、ユーザーの疑問に24時間365日対応でき、リアルタイムで画面上にガイドを表示してユーザーをサポートする機能があります。また、ユーザーの操作ログを分析し、使いこなせていないユーザーを可視化する機能も備わっています。さらに、アンケートやネットプロモータースコア(NPS)の機能を通して、社内ユーザーの実際の声を広く拾い上げることができます。こうしたユーザーフィードバックは、社内システムの改善施策を検討する上で重要な判断材料となります。Fullstarは、導入から活用までのプロセス全体をデジタルでサポートし、システム活用を大きく促進するのです。情報システム部門やDX推進部門が、Fullstarをはじめとするデジタルアダプションツールを賢く活用することで、導入から活用に至る一連のプロセスを効率的に管理でき、ユーザビリティが飛躍的に向上します。結果として、システム投資から最大限の効果を引き出す事ができます。
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DX時代においては、情報システム部門やDX推進部門が中心となり、単なるシステム導入ではなく、その先の本格活用に向けた戦略的なアプローチが何より重要になります。現場のニーズを徹底的に把握し、ユーザビリティの高く拡張性に富むシステムを提供すると同時に、導入後の徹底した活用支援を行うことで、企業のDXを確実に加速できるはずです。また、経営層から現場に至るまでシステムの重要性を浸透させ、部門を越えた緊密な連携体制を構築することが非常に重要です。そうした前提の下で、デジタルアダプションツールなどのツールを積極活用し、現場の従業員一人ひとりに対する手厚いサポートを展開することで、価値のあるDX推進を実現できるでしょう。 李 東星 クラウドサーカス株式会社 経歴 英国ラフバラー大学卒。元スウェーデンリーグプロサッカー選手。筆者紹介
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国内売り上げNo1のデジタルアダプションツール「Fullstar」事業部にてDXコンサルタントとして約150社以上の情報システム部門・DX推進部門・バックオフィス部門の業務効率化を支援。
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