クラウドサーカス株式会社が提供する、デジタルアダプションプラットフォーム「Fullstar」を導入したお客様の事例をご紹介します。
今回はスターティアホールディングス株式会社様に取材をさせていただき、人事システムの申請差し戻しを47%削減した裏側をお聞きしました。
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目次
スターティアホールディングス株式会社は、「ITの力で、日本の中小企業を強くする」をミッションに掲げ、多様なITソリューションを提供する企業グループです。オフィスITインフラから、DXを推進するクラウドサービス、Web制作、デジタルマーケティングまで、幅広いサービスを提供しています。特にSaaS事業に注力し、中小企業の生産性向上、コスト削減、競争力強化を支援。最新技術と最適なソリューションで、お客様のビジネスパートナーとして共に成長します。
谷田部： まずは、普段の業務内容について詳しく教えてください。
山本様： 人事総務部の人事グループで、人事企画のマネージャーを務めています。また、会社の未来を創るために重要な人事施策の責任者も務めています。具体的には、報酬制度や人事制度の設計、エンゲージメントサーベイの企画・実施などがあり、これらのプロジェクトの監修者を担っています。
谷田部：
次に、Fullstarをご導入いただいた背景について教えてください。
山本様：
私たち人事部だけでなく、総務や経理といったバックオフィス部門全体に言えることなのですが、営業とは違って「守り」の業務が非常に多いです。その中でもルーティンワークが中心で、特に困っていたのが、問い合わせ対応でした。
例えば、目標の設定や評価の時期になると設定方法や入力方法、提出期限に関する質問など、表現は違えど、結局同じような問い合わせが１日に何件も来ます。もちろん、社員からの質問に答えるのは私たちの仕事なのですが、正直なところ「これって、もっと分かりやすく伝えられていれば、そもそも問い合わせは来ないんじゃないかな」と思うこともありました。そういった、ツールの基礎的な操作や社内ルールなどに関する問い合わせ対応に割かれる時間が、私たちにとって大きな工数になっていました。
また、問い合わせ対応を始めると、それまでやっていた業務が一時中断されてしまいます。対応後に再開しようとすると、元々やっていたことを忘れてしまっていたり、集中力が途切れて他の業務に移ってしまったりということも多々あります。結果的に、元の業務に戻るまでに時間がかかり、「見えないロス」が生まれていました。
さらに、担当者が異動したり、新しく入社したりする度に、同じ業務の説明を繰り返す必要がありました。これもまた、時間と労力がかかります。こうした「不要な工数」や「見えないロス」を削減し、社員が迷わずシステムを使えるような環境を整えることが、Fullstar導入に踏み切ったきっかけになります。
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谷田部：
今のお話から、社員の皆さんが迷わずにシステムを使えるようにしたいという課題感が伝わってきました。まさに、それがFullstarを導入していただいた理由でしょうか。
山本様：
はい、その通りです。特に、社員が日常的に利用するシステムで、操作の迷いをなくしたいという思いが強かったですね。
特に、Fullstarの「いつでも確認できる」手軽さをもつ、ツールチップ機能には魅力を感じました。入力欄などにカーソルを合わせるだけで、提出期限や入力に関する注意点などがすぐに確認できるので、そこで社員がすぐに「この日までだったな」と思い出すことができます。この「必要な時に必要な情報がすぐ手に入る」という点が、作業効率を大きく向上させると考えました。
さらに、Fullstarは、作り直しが簡単にできる点も素晴らしく、「新しい発想を試す練習」の場としても活用できます。人事の仕事は、法令遵守が基本の業務が多く、少し堅い仕事でもありますし、将来的にAIに置き換わっていく可能性もあります。だからこそ、Fullstarのようなツールを使って、常に新しい視点や工夫を取り入れ、柔軟な発想を磨いていくことが、私たち自身の価値を高めることに繋がると考えています。Fullstarは、そうした「遊び感覚で頭を柔らかくする作業」ができる部分があるのが、良いところだとも感じていますね。
谷田部：
具体的なFullstarの活用方法についてもう少し詳しく教えてください。
山本様：
現在は主に社員が日常的に利用するタレントマネジメントシステム（タレントパレット）でツールチップを活用し、期限の告知や記入漏れの対策に役立てていますね。
Fullstarにはポップアップなどのガイド機能もありますが、あえてツールチップを選んで活用しているところが多いです。ガイド機能はシステムを最初に開いた時に表示できるので「これをやらないといけないんだな」と認識してもらえるのは大事です。ただ、一度開いただけでは終わらず何日かに分けて作業するようなものだと、最初のガイドだけでは提出期限などを忘れてしまうこともあると思います。
その点、ツールチップは必要な時にいつでもカーソルを合わせれば項目ごとの情報が確認できるので、「あ、この日までだったな」とすぐに思い出せます。この「都度確認できる」手軽さが、ツールチップを活用している大きな理由です。
谷田部：
次に、Fullstar導入により、実感できた効果についても教えてください。
山本様：
Fullstarの導入によって、入力ミスに関する問い合わせは確実に減っていると感じています。実際、入力ミスによる差し戻し件数に関しても、Fullstar導入前後で比較すると、約47％減少しています。
また、ある設定の期限をFullstarのポップアップ機能を使って案内したのですが、ポップアップのおかげもあってか、ほとんどの社員が期間内に設定を完了してくれました。これは、Fullstarが、社員に必要な情報を適切に届け、自律的な行動を促した結果だと感じています。
ツールチップの作成時間についても、導入当初は慣れないこともあって3〜4時間かかっていましたが、今では1時間くらいで作成できるようになりました。作成に費やしていた実業務時間でいうと、約75％時間短縮ができたイメージになります。これは、Fullstarの操作が直感的で分かりやすく、修正も簡単に行えるおかげだと感じています。
他にも、Fullstarのアンケート機能を使って、タレントパレットの画面上でアンケートを収集しました。実際にFullstarを使ってどれくらいユーザーの利便性が向上しているかを可視化することを目的として実施しました。
まずは私たちが整備している「マニュアルをどれくらい利用しているか」については、60%以上が「ほとんど見たことが無い」という回答でした。また人事考課などは四半期ごとに行うのですが、「３か月に１回見ている」という方も24%ほどにとどまっていました。
Fullstarのツールチップ機能を活用して、タレントパレットの画面上に注意事項や詳細説明を設置したことで「以前より使いやすくなったと感じますか？」と聞いたところ、およそ95%の方が「とてもそう思う」「ややそう思う」と、ほとんどの方に前向きな回答をいただきました。ユーザーの声を確認することで、施策が間違っていなかったことを再確認できたとともに、Fullstarの有効性を再確認しました。
このように、日々の問い合わせ対応の削減や、リマインド工数の削減といった面で、Fullstarの導入効果を強く実感しています。社員の皆さんが迷うことなくシステムを利用できるようになったことで、私たちの業務もスムーズになりました。
谷田部： フォーム入力後、資料を閲覧できます。
最後に、今後のFullstarの活用方針について教えてください。
山本様：
現状、ツールチップを置いている場所は、社員の皆さんが頻繁に利用する機能の部分なので、今後は、タレントマネジメントシステム（タレントパレット）の機能のリリースに合わせて、Fullstarのツールチップ設定も増やしていく予定です。新機能がリリースされる度に、使い方などに関する問い合わせが増えるのは避けられないため、Fullstarで事前に対処していきたいと考えています。
あとは、現在タレントパレットで活用しているツールチップの成功事例を、弊社で利用している他の人事システムへも展開していく予定です。こちらのシステムは、ユーザー側は比較的シンプルですが、管理者側はボタンや項目が多く、操作に迷うことがあります。そこにFullstarのツールチップを設置することで、管理者側の工数削減にも貢献できると考えています。テキストマニュアルをいちいち開かなくても、画面上で直感的に操作方法が分かるようにしたいですね。
また、グループ会社とのバックオフィスの統合も会社の方針として進められていて、タレントパレット以外の弊社の社内システムも、グループ会社と統合される可能性があります。そうなると、今まで使ったことのない社員が多数発生し、必然的に問い合わせが増えると思います。その問い合わせをFullstarを使って、いかに削減できるかも今後重要になってくると考えています。
私たち人事部や総務、経理といったバックオフィス部門の悩みは、会社によって細かい内容は違えど、本質的には共通している部分が多いと感じています。Fullstarを活用することで、社員の皆さんが迷わず、そしてストレスなく業務に取り組める環境を創り上げていきたい、それが、私たちの今後の大きな目標です。
ーーーーありがとうございました！
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