ITコスト削減の決定版！いますぐ実践できる対策を徹底解説

「ITコストが膨らんでしまって、どうにか削減したい。ただどこから手をつけていいのか分からない...」

現代のビジネスにおいて、ITは欠かすことのできない重要な要素です。しかし、その反面、ITコストは企業の経営を圧迫する大きな問題となっています。その原因の一つとして、IT人材の不足によるヘルプデスク対応の非効率が挙げられます。

この記事では、ITコストの具体的な内訳から、その増大が止まらない理由、そして具体的な削減策まで、幅広く徹底的に解説していきます。

ITコスト削減によって得られる意外なメリットや、その削減策が企業の成長戦略にどのように結びつくのかについても触れていきます。この記事を通じて、あなたの企業のITコスト削減に向けた一歩を踏み出してください。

ITコストとは？

ITコストとは、企業がITシステムを導入、運用、維持するためにかかる費用の総称です。これらのコストは、大きく分けて直接コストと間接コストの2種類に分類できます。「ITコスト」の削減を進める場合には、この2種類のコストの特徴をしっかりと把握した上で、直接コストと間接コストの枠組みを見直すことも重要な取り組みになると考えます。

直接コスト

直接コストとは、ITシステムを直接的に利用するために発生する費用です。具体的には、以下のようなものが含まれます。

ITの直接コストとは、IT設備の導入や運用、外部委託にかかる費用を指します。具体的には、「サーバーやパソコンなどのハードウェア」「ソフトウェアの購入費」「保守費用」「クラウドサービス利用料」などが含まれます。

間接コスト

間接コストとは、ITシステムの利用に伴って間接的に発生する費用です。具体的には、以下のようなものが含まれます。

ITの間接コストとは、自社スタッフの人件費や教育費、システム運用のための場所代、さらにはコミュニケーションコストなどを指します。また、システムトラブル対応のために残業が発生した場合、その残業代も間接コストに含まれます。

ITコストが増え続ける5つの原因

ITコストの増大は、多くの企業が直面する課題です。ここでは、その主な原因と、それぞれの対策について解説します。

クラウドサービスの利用拡大

クラウドサービスの普及は、初期投資を抑え、柔軟なITリソースの利用を可能にしました。しかし、その一方で、利用サービスの増加に伴い、コスト管理が複雑化しています。サービスごとの料金体系の違いや、使用状況の可視化不足などが原因で、意図しないコスト増が発生しやすくなっています。

老朽化したITインフラの維持費増大

老朽化したITインフラは、故障のリスクが高く、維持費もかさみます。古いサーバーやネットワーク機器は、電力効率が悪く、冷却コストも増大させます。また、サポートが終了したソフトウェアの利用は、セキュリティリスクを高めるだけでなく、互換性の問題も引き起こす可能性があります。

セキュリティ対策の強化

サイバー攻撃の高度化と頻発化に伴い、セキュリティ対策の強化は不可欠です。しかし、ファイアウォール、アンチウイルスソフト、侵入検知システムなど、多層防御を構築するには、相応のコストがかかります。また、セキュリティ人材の育成や外部委託も、コスト増の要因となります。

部門ごとのIT投資の重複

各部門が独自の判断でIT投資を行うと、システムがサイロ化し、データの共有や連携が困難になります。その結果、同じような機能を持つシステムが複数存在したり、部門間でデータの整合性が取れなかったりするなど、非効率な状況が生じます。

IT人材不足による外注費の高騰

IT人材の不足は、システム開発、運用、保守など、様々な業務の外注費を高騰させる要因となります。特に、高度なスキルを持つ人材は、需要が高く、獲得競争が激しいため、高額な報酬を支払う必要が生じます。

特に、IT人材不足を解消し、ヘルプデスク対応を効率化する手段として、デジタルアダプションプラットフォーム（DAP）の導入は有効です。DAPは、ソフトウェアの利用を支援し、ユーザーの自己解決を促進することで、ヘルプデスクへの問い合わせを削減します。結果として、IT部門の負担を軽減し、外注費の抑制に繋がります。

実践すべきITコスト削減15のアイデア

クラウドサービスの最適化

クラウドサービスの利用は、初期費用を抑え、柔軟なリソース運用を可能にする一方で、管理が不十分だとコスト増大の原因となります。利用状況を詳細に分析し、不要なリソースの削減、適切な料金プランへの変更、リソースの最適化などを実施することで、大幅なコスト削減が期待できます。

例えば、使用頻度の低いデータは低コストのストレージに移行する、不要なインスタンスは停止または削除する、予約インスタンスやスポットインスタンスを活用するなど、具体的な対策を講じることが重要です。

IT資産の棚卸と不要なライセンスの削減

企業が保有するIT資産（ソフトウェア、ハードウェアなど）を定期的に棚卸し、利用状況を把握することは、コスト削減の第一歩です。不要なソフトウェアライセンスや、利用されていないハードウェアを特定し、削減することで、無駄なコストを削減できます。

ライセンス管理ツールを導入し、ソフトウェアの利用状況を可視化することも有効です。また、従業員の退職や部署異動に伴い、不要になったライセンスは速やかに回収し、再利用することで、新規購入費用を抑えることができます。

仮想化技術の導入によるサーバー統合

物理サーバーを複数台運用している場合、仮想化技術を導入することで、サーバーの集約・統合が可能です。これにより、ハードウェアの購入費用、運用コスト（電気代、保守費用など）を大幅に削減できます。

仮想化技術には、VMware、Hyper-Vなどがあります。これらの技術を活用することで、サーバーのリソースを有効活用し、システムの柔軟性や可用性を向上させることも可能です。

オープンソースソフトウェアの活用

商用ソフトウェアの代わりに、オープンソースソフトウェア（OSS）を活用することで、ライセンス費用を削減できます。OSSは、無償で利用できるものが多く、開発コミュニティによるサポートも充実しているため、安心して利用できます。

例えば、データベースであればMySQL、PostgreSQL、オフィスソフトであればLibreOfficeなどが代表的なOSSです。ただし、OSSの導入には、技術的な知識やスキルが必要となる場合があるため、事前に十分な検証を行うことが重要です。

リモートワーク環境の整備とコスト削減

リモートワーク環境を整備することで、オフィススペースの縮小、通勤交通費の削減、ペーパーレス化の推進など、様々なコスト削減効果が期待できます。

リモートワークに必要なIT環境（VPN、Web会議システム、クラウドストレージなど）を整備し、従業員が場所にとらわれずに業務を遂行できる体制を構築することが重要です。また、セキュリティ対策を強化し、情報漏洩のリスクを低減することも重要です。

セキュリティ対策の見直しと効率化

セキュリティ対策は、企業にとって不可欠なものですが、過剰な対策はコスト増大の原因となります。リスクアセスメントを実施し、必要なセキュリティレベルを明確にした上で、効率的なセキュリティ対策を導入することが重要です。

例えば、クラウド型のセキュリティサービスを活用することで、初期費用を抑え、最新のセキュリティ対策を導入できます。また、セキュリティ対策の自動化を進めることで、運用コストを削減し、人的リソースを有効活用できます。

ペーパーレス化の推進

紙の使用量を削減することで、印刷代、保管費用、郵送費用などを削減できます。文書管理システムを導入し、電子文書の活用を推進することで、ペーパーレス化を実現できます。

請求書、契約書、申請書など、紙で運用していた業務を電子化することで、業務効率を向上させることも可能です。また、電子署名や電子認証を導入することで、法的にも有効な電子文書を作成できます。

RPAの導入

RPA（Robotic Process Automation）は、定型的な業務を自動化する技術です。RPAを導入することで、人手で行っていた業務を自動化し、人件費を削減できます。

例えば、経理処理、請求書発行、データ入力など、RPAで自動化できる業務は多岐にわたります。RPA導入には、業務分析やシナリオ作成などの準備が必要となりますが、導入効果は非常に高く、短期間で投資回収が可能です。

ITアウトソーシングの活用

IT部門の人材不足を解消するために、ITアウトソーシングを活用することも有効な手段です。ITインフラの運用・保守、ヘルプデスク対応、システム開発などを外部に委託することで、人件費を削減し、コア業務に集中できます。

アウトソーシング先を選定する際には、実績、技術力、費用などを比較検討し、自社のニーズに合った業者を選びましょう。また、委託範囲やSLA（Service Level Agreement）を明確に定義し、アウトソーシング先との連携を密にすることが重要です。

ヘルプデスク対応の効率化

ヘルプデスク対応は、IT部門の大きな負担となる業務の一つです。ヘルプデスク対応を効率化することで、IT部門の負担を軽減し、人件費を削減できます。その中でも特にDAP（デジタルアダプションプラットフォーム）の導入が有効です。

DAPはソフトウェアの利用方法をユーザーに案内し、操作を支援するツールです。DAPを導入することで、ユーザーは自己解決できるようになり、ヘルプデスクへの問い合わせ件数を削減できます。結果として、ヘルプデスクの人員を削減したり、より高度な業務に集中させたりすることが可能になります。

中古IT機器の活用

新品のIT機器を購入する代わりに、中古IT機器を活用することで、購入費用を大幅に削減できます。中古IT機器は、新品と比較して価格が安く、性能も十分に使えるものが多いため、コストパフォーマンスに優れています。

ただし、中古IT機器を購入する際には、信頼できる業者を選び、保証期間やサポート体制などを確認することが重要です。また、セキュリティ対策が十分に行われているかどうかも確認する必要があります。

BYODの導入検討

BYOD（Bring Your Own Device）とは、従業員が私物のIT機器（PC、スマートフォンなど）を業務で使用することを許可する制度です。BYODを導入することで、IT機器の購入費用を削減できます。

ただし、BYODを導入する際には、セキュリティ対策を徹底し、情報漏洩のリスクを低減することが重要です。また、BYODに関するポリシーを明確に定め、従業員に周知する必要があります。

無料ツールの活用

業務に必要なツールの中には、無料で利用できるものが多く存在します。例えば、オフィスソフトであればLibreOffice、画像編集ソフトであればGIMPなどが代表的な無料ツールです。

有料ツールの代わりに無料ツールを活用することで、ライセンス費用を削減できます。ただし、無料ツールは、機能が限定されている場合や、サポート体制が整っていない場合があるため、事前に十分な検証を行うことが重要です。

IT投資計画の見直しと優先順位付け

IT投資計画を定期的に見直し、費用対効果の高い投資に優先順位を付けることが重要です。不要な投資を削減し、必要な投資に集中することで、ITコストを最適化できます。

投資効果を定量的に評価し、ROI（Return on Investment）の高い投資を優先的に実施することが重要です。また、IT投資計画は、経営戦略と整合性が取れているかどうかも確認する必要があります。

ITコスト削減のための専門家への相談

ITコスト削減に関する知識や経験が不足している場合は、専門家に相談することも有効な手段です。専門家は、企業のIT環境を分析し、最適なコスト削減策を提案してくれます。

コンサルティング費用は発生しますが、専門家のアドバイスを受けることで、より効果的なコスト削減を実現できます。また、専門家は、最新のIT技術やトレンドに関する知識も豊富であるため、長期的な視点でのIT戦略を立案する上でも役立ちます。

ITコスト削減で得られる意外なメリットとは？

ITコスト削減は、単なる経費削減に留まらず、企業の成長を加速させる様々なメリットをもたらします。ここでは、その中でも特に重要な3つのメリットについて解説します。

メリット1：経営資源の集中

ITコストを削減することで、これまでITに費やしていた経営資源（資金、人材、時間など）を、企業のコアビジネスや成長戦略に集中させることができます。例えば、削減したコストを新製品の開発やマーケティングに投資することで、売上向上や市場シェア拡大に繋げることが可能です。また、従業員をより戦略的な業務に配置転換することで、組織全体の生産性向上も期待できます。

ITコストの削減によって生まれた余剰資金は、企業の将来を左右する重要な投資に回すことができるため、長期的な視点で見ると、その効果は計り知れません。

メリット2：従業員のモチベーション向上

ITコスト削減の取り組みは、従業員のモチベーション向上にも繋がります。例えば、老朽化したITインフラを刷新したり、最新のITツールを導入したりすることで、従業員の業務効率が向上し、ストレス軽減にも繋がります。また、リモートワーク環境の整備やペーパーレス化の推進などは、従業員のワークライフバランスを改善し、満足度を高める効果も期待できます。

さらに、ITコスト削減によって生まれた資金を、従業員の研修や福利厚生に充てることで、従業員のスキルアップやエンゲージメント向上に繋げることも可能です。従業員が働きやすい環境を整備することは、優秀な人材の確保や定着にも繋がり、企業の競争力強化に貢献します。

メリット3：企業イメージの向上

ITコスト削減の取り組みは、企業イメージの向上にも貢献します。例えば、クラウドサービスの利用や省エネ型IT機器の導入などは、企業の環境負荷を低減し、社会貢献に繋がります。また、セキュリティ対策の強化や情報漏洩対策の徹底などは、顧客からの信頼を獲得し、企業価値を高める効果も期待できます。

さらに、ITコスト削減によって生まれた資金を、地域貢献活動やCSR活動に充てることで、企業の社会的責任を果たす姿勢を示すことができます。企業の社会的な評価が高まることは、優秀な人材の確保や投資家の信頼獲得にも繋がり、企業の持続的な成長を支える基盤となります。

DXを推進しコスト削減を成功させた事例の中には、企業のイメージアップに繋がったケースも存在します。

ITコストを削減して業務効率化を実現しよう！

ITコスト削減は、単なる経費削減に留まらず、企業の成長戦略を加速させる重要な要素です。削減されたコストを新たな事業投資や人材育成に充てることで、企業の競争力強化に繋げることができます。

メリット1：経営資源の集中

ITコストを削減することで、経営資源をより重要な分野に集中させることができます。例えば、削減したコストを研究開発に投資することで、革新的な製品やサービスを生み出すことが可能になります。また、マーケティング活動に投資することで、顧客獲得やブランド力向上に繋げることもできます。

メリット2：従業員のモチベーション向上

ITコスト削減によって生まれた余剰資金を、従業員の給与や福利厚生の向上に充てることで、従業員のモチベーションを高めることができます。働きやすい環境を整備することで、従業員の定着率向上や生産性向上も期待できます。

メリット3：企業イメージの向上

ITコスト削減への取り組みは、企業の環境への配慮や社会貢献に対する姿勢を示すことにも繋がります。例えば、ペーパーレス化を推進することで、森林資源の保護に貢献することができます。また、省エネ型のIT機器を導入することで、CO2排出量の削減に貢献することができます。このような取り組みは、企業のイメージアップに繋がり、顧客や投資家からの信頼を得ることにも繋がります。

特に、老朽化したITシステムを刷新することは、セキュリティリスクの軽減や業務効率化に繋がり、結果としてITコストの削減に大きく貢献します。経済産業省が指摘する「2025年の崖」を回避するためにも、ITシステムの刷新は喫緊の課題と言えるでしょう。

ITコスト削減は、企業の持続的な成長を支えるための重要な戦略です。積極的に取り組み、その成果を企業の成長に繋げていきましょう。