近年、多くの企業で「IT化」や「DX」という言葉が聞かれますが、これらの正確な意味を理解することは、自社の課題解決に向けた第一歩となります。IT化の推進は、単なるツールの導入に留まらず、企業の競争力を大きく左右する重要な経営課題です。まずは基本的な定義から確認し、自社が目指すべき方向性を明確にしましょう。
IT化とは、情報技術（Information Technology）を活用して、既存のアナログな業務プロセスをデジタルに置き換え、効率化を図る取り組み全般を指します。具体的には、手作業で行っていたデータ入力をExcelや専門ソフトに切り替えたり、紙の書類を電子化して共有したり、Web会議システムを導入して移動時間を削減したりといった活動が挙げられます。IT化の主な目的は、業務の「効率化」「コスト削減」「生産性向上」にあります。
IT化と混同されやすい言葉に「DX（デジタルトランスフォーメーション）」があります。IT化が既存業務の「効率化」を主眼に置くのに対し、DXはデジタル技術を駆使して、製品・サービスやビジネスモデルそのものを変革し、新たな価値を創出することを目的とします。つまり、IT化はDXを推進するための手段・土台と位置づけられます。例えば、勤怠管理システムを導入するのは「IT化」ですが、そこで得られた従業員の稼働データを分析し、新たな人員配置戦略や新規事業の創出に繋げるのが「DX」です。
IT化の推進は、日々の業務を楽にするだけでなく、企業経営全体に多くの好影響をもたらします。ここでは、IT化によって得られる代表的な4つのメリットについて、具体的に解説します。これらのメリットを理解することで、社内での導入目的の共有や、投資対効果の説明がしやすくなります。
ITツールを導入することで、これまで手作業で行っていた定型業務を自動化できます。例えば、RPA（Robotic Process Automation）ツールを使えば、データの入力や転記、レポート作成といった単純作業をロボットに任せることが可能です。これにより、従業員はより創造的で付加価値の高い業務に集中できるようになり、組織全体の生産性が向上します。
IT化は、様々な側面からコスト削減に貢献します。
クラウド型のITツールを導入することで、従業員は場所や時間にとらわれずに業務を行えるようになります。これにより、テレワークやリモートワーク、時短勤務といった柔軟な働き方が可能となり、育児や介護と仕事の両立を支援します。多様な働き方への対応は、優秀な人材の確保や離職率の低下にも繋がり、企業の持続的な成長を支えます。
ITツールは、業務の過程で発生する様々なデータを蓄積・可視化する役割も担います。例えば、SFA（営業支援システム）を導入すれば、営業活動の進捗や顧客情報、受注確度などをリアルタイムで把握できます。これらのデータを分析することで、勘や経験に頼るのではなく、客観的な根拠に基づいた迅速かつ正確な意思決定（データドリブン経営）が可能になります。
ここでは、実際に企業が抱える課題をIT化によってどのように解決したのか、具体的な成功事例を5つ紹介します。自社の状況と照らし合わせながら、ITツール導入後のイメージを膨らませてみてください。
課題: ある企業では、経費精算を手作業のExcelと紙の領収書で行っていました。申請者による入力ミスや、承認者の出張による押印漏れが頻発し、経理部門のチェック・差し戻しに毎月多くの時間がかかっていました。
施策: クラウド型の経費精算システムを導入。スマートフォンアプリから領収書を撮影するだけで申請が完了し、申請内容は会計ソフトに自動で連携される仕組みを構築しました。
成果: 申請・承認プロセスが大幅に効率化され、経理部門のチェック作業が80%削減。従来は10営業日かかっていた月次決算を5営業日で完了できるようになり、経営状況の迅速な把握に繋がりました。
課題: 営業担当者がそれぞれ独自の方法で顧客情報を管理しており、案件の進捗状況が属人化していました。上司への報告のために毎日日報を作成する時間も大きな負担となっていました。
施策: SFA（営業支援システム）/CRM（顧客関係管理）を導入し、顧客情報や商談履歴、案件の進捗ステータスを一元管理。日報作成もSFAへの活動入力をもって自動化しました。
成果: 必要な情報に誰でもすぐにアクセスできるようになり、部門内の情報共有が円滑化。日報作成の時間が不要になったことで、営業担当者一人ひとりの残業時間が月平均で30%削減され、より戦略的な営業活動に時間を割けるようになりました。
課題: 拠点間でやり取りする書類の多くを印刷・郵送しており、コストと時間がかかっていました。また、会議のたびに関係者が一箇所に集まる必要があり、移動時間も非効率でした。
施策: 全社的にビジネスチャットツールとWeb会議システムを導入。資料の共有はチャットのファイル添付機能を活用し、定例会議や打ち合わせは原則Web会議に切り替えました。
成果: 印刷コスト・郵送費を年間で約60%削減することに成功。移動時間も大幅に削減され、意思決定のスピードが向上しました。
課題: 顧客からの電話やメールでの問い合わせが多く、サポート担当者が同じような質問に繰り返し回答していました。特に、営業時間外の問い合わせに対応できない点も課題でした。
施策: WebサイトにFAQシステム（よくある質問とその回答をまとめた仕組み）を導入。過去の問い合わせ内容を分析し、顧客が自己解決できるようなコンテンツを整備しました。
成果: 簡単な質問は顧客がFAQを見て自己解決できるようになり、問い合わせ件数が半減。担当者はより複雑な問題に集中できるようになり、顧客満足度も向上しました。
課題: タイムカードの打刻を手作業で集計し、Excelで給与計算を行っていました。毎月の締め日には作業が集中し、入力ミスや計算ミスが発生するリスクがありました。
施策: クラウド型の勤怠管理システムを導入。従業員はスマートフォンやPCから簡単に出退勤を打刻でき、労働時間は自動で集計されます。集計データは給与計算ソフトに連携できるようにしました。
成果: 勤怠データの集計から給与計算までの作業が自動化され、人事労務担当者の作業時間が月間で約40時間削減。ミスの心配なく、正確かつ迅速に給与計算業務を完了できるようになりました。
IT化は、ただツールを導入すれば成功するわけではありません。目的を明確にし、計画的に進めることが重要です。ここでは、IT化による業務効率化を成功させるための5つのステップを紹介します。
まず最初に、「何のためにIT化を行うのか」という目的を明確にします。例えば、「経理部門の残業時間を20%削減する」「営業部門の新規契約数を10%向上させる」といった具体的な目標を設定します。そして、その目標達成を妨げている現状の課題（例：手作業による入力ミスが多い、顧客情報が属人化している）を洗い出します。
洗い出した課題の中から、IT化によって最も効果が見込める業務や、従業員の負担が大きい業務を優先的に選び、IT化の対象範囲を決定します。初めから全社的に大規模なIT化を進めるのではなく、特定の部門や業務に絞ってスモールスタートすることで、失敗のリスクを抑え、成功体験を積み重ねやすくなります。
対象業務が決まったら、課題解決に最適なITツールを選定します。複数のツールをリストアップし、「機能」「コスト」「操作性」「サポート体制」などの観点から比較検討します。無料トライアル期間などを活用し、実際に操作感を試してみることも重要です。
導入するツールが決まったら、具体的な導入スケジュールや、社内での運用ルールを定めた計画を策定します。そして、なぜIT化を行うのか、ツール導入によって何が変わるのかを従業員に丁寧に説明し、理解と協力を得ることが不可欠です。導入説明会や研修会などを実施し、従業員の不安を解消しましょう。
ツールの導入後は、定期的に効果を測定し、最初に設定した目的が達成できているかを確認します。アンケートやヒアリングを通じて従業員からのフィードバックを収集し、運用ルールを見直したり、ツールの設定を改善したりといったPDCAサイクルを回していくことが、IT化を社内に定着させ、効果を最大化する鍵となります。
世の中には多種多様なITツールが存在し、どれを選べば良いか迷ってしまうことも少なくありません。ここでは、業務効率化に役立つ代表的なツールの種類と、自社に合ったツールを選ぶためのポイントを解説します。
多くの企業がITツールを導入したものの、「従業員がうまく使いこなせない」「導入したのに、結局元のやり方に戻ってしまった」といった課題に直面します。高機能なツールを導入しても、社内に定着しなければ意味がありません。
ツールが使われない最大の原因は、「操作方法がわからない」という従業員の戸惑いです。操作方法が不明な場合、多くの従業員は情報システム部門に問い合わせたり、同僚に聞いたりしますが、これが繰り返されると問い合わせ対応の工数が増大し、本来の業務が滞ってしまいます。結果として、ツール利用への心理的なハードルが上がり、利用が定着しなくなるのです。
このような「導入後の定着」という課題を解決するのが、デジタルアダプションプラットフォーム（DAP）です。DAPは、システム画面上にリアルタイムで操作ガイドや入力ルールを示すことで、従業員がマニュアルを見なくても直感的にシステムを使いこなせるよう支援するツールです。
弊社の提供するDAP「Fullstar（フルスタ）」は、様々なSaaSや社内システム上に、ノーコードでチュートリアルやツールチップ（操作ヒント）を設置できます。これにより、従業員は不明点が出てきてもその場で自己解決できるようになり、問い合わせ工数を大幅に削減。ITツールの利用率と定着率を向上させ、IT投資の効果を最大化します。
フォーム入力後、資料を閲覧できます。
無料プランで始める
書類不要！最低利用期間なし！
ずっと無料で使えるアカウントを発行
