マニュアルと手順書の違いとは？使い分けと作成ポイントを解説

はじめに

「マニュアル」と「手順書」という言葉を、皆さんはどのように使い分けていますか？

企業の情報システム部・社内ヘルプデスク・DX推進部では、業務を標準化し、効率よく遂行するために各種ドキュメントを整備することが求められます。しかし、多くの企業が以下のような課題を抱えています。

•  「マニュアルと手順書の違いが分からず、適切な文書が作成できない」
•  「マニュアルを作成したのに、実際の現場で使われていない」
•  「手順書が細かすぎて、かえって分かりにくくなってしまった」

こうした課題を解決するには、マニュアルと手順書の違いを明確にし、それぞれを適切に使い分けることが重要です。

本記事では、両者の定義や違い、作成のポイントを詳しく解説し、業務の効率化につなげるための方法を提案します。

マニュアルと手順書の定義と役割の違い

まず、「マニュアル」と「手順書」の基本的な違いを明確にしましょう。

つまり、マニュアルは「業務全体の指針」を示し、手順書は「作業の具体的な流れ」を示すものです。

マニュアルとは？

📌 マニュアルの役割

マニュアルは、業務全体のガイドラインを示すドキュメントです。企業や組織における統一的なルールやポリシーを定め、業務を適切に遂行するための指針となります。

特に、情報システム部やDX推進部では、新しいシステムを導入した際に「なぜこのシステムを導入したのか？」「どのように運用するのか？」を示すマニュアルが必要です。

📌 マニュアルの具体的な活用例

例えば、社内ネットワークのセキュリティポリシーをマニュアル化する場合、以下のような内容を記載します。

• ネットワークの基本ルール：使用可能なデバイス、アクセス制限など
• セキュリティ対策：パスワード管理ルール、ファイアウォールの設定
• 違反時の対応：情報漏洩が発生した場合のエスカレーションフロー

手順書とは？

📌 手順書の役割

手順書は、特定の業務を実行するための詳細な手順を記載したドキュメントです。誰が読んでも同じ手順で作業を進められるよう、具体的な手順を時系列で記述します。

📌 手順書の具体的な活用例

例えば、「新入社員のPCセットアップ手順書」を作成する場合、以下のようなステップが記載されます。

• PCの電源を入れる
電源ケーブルを接続し、電源ボタンを押す
• OSの初期設定を行う
言語設定、ネットワーク接続を行う
• 必要なアプリケーションをインストール
社内チャットツール、業務アプリのインストール

マニュアルと手順書で避けるべき4つの落とし穴

システム部門でよくある失敗を防ぐため、以下の4つの落とし穴に注意しましょう：

1. 曖昧な表現の氾濫 技術文書は明確さが命です。「だいたい」「適当に」といった曖昧な表現は、読み手を混乱させ、誤解を生む原因となります。具体的で明確な言葉遣いを心がけましょう。
2. 過剰な専門用語 ITに精通していない読者も理解できるよう、必要以上に難解な専門用語の使用は避けるべきです。専門用語を使う場合は、丁寧な説明を添えることが大切です。
3. 更新されない文書 一度作成したら放置される文書は、むしろ有害です。技術の進歩や業務プロセスの変化に合わせて、定期的に内容を見直し、最新の情報に更新することが重要です。
4. 視覚的な工夫の欠如 文字だけの説明は読み手の理解を妨げます。フローチャート、スクリーンショット、図解などを活用し、視覚的に分かりやすい文書を心がけましょう。

失敗しない！ドキュメント作成のポイント

マニュアル作成で意識すること

マニュアルを作成する際は、全体像を鳥瞰図のように描くことが大切です。
複雑な説明は図や表を使って視覚化し、曖昧な表現を避けて具体的に記述します。
専門用語の羅列や抽象的な理念だけの記述は避け、読む人の立場に立って分かりやすく説明することが重要です。

手順書作成で注意すること

手順書は、一つ一つの手順を具体的に説明する必要があります。
スクリーンショットや矢印を活用して、視覚的にわかりやすく作成しましょう。
「だいたい」「適当に」といった曖昧な表現は厳禁です。エラー発生時の対処法も明記し、読む人が迷わないようにします。

読んでもらえる文書のコツ

読みやすいフォント、適度な改行、図解の多用、そしてストーリー性のある説明を心がけることで、読者の興味を引き、理解を深めることができます。

実践！具体的な作成手順

マニュアル作成のステップ

まずは目的を明確にすることから始めます。
なぜこのマニュアルが必要なのか、どんな価値を提供するのかを考えます。
次に全体の構成を考え、章立てや目次を作成します。
重要なポイントを整理し、フローチャートや概念図で視覚化することで、より理解しやすくなります。
最後に、関係者にチェックしてもらい、フィードバックを反映させることを忘れずに。

手順書作成のステップ

対象の作業を細かいステップに分解するところから始めます。
各ステップを時系列で説明し、具体的な操作方法を克明に記載します。
クリックする場所、入力する内容まで詳細に書くことで、誰もが同じように作業できるようになります。
スクリーンショットや矢印を使って視覚的にわかりやすくし、エラー発生時の対応フローも追加することで、より実用的な手順書になります。

最後に：完璧を求めすぎないこと

ドキュメント作成で最も大切なのは、「完璧」ではなく「使える」ということです。
まずは作ってみて、現場の声を聞き、少しずつ改善していく姿勢が重要です。

あなたのドキュメントが、誰かの仕事を少し楽にする。そんな想いを込めて作りましょう！

最後に、ぜひ、あなたの経験と工夫を活かして、素晴らしいマニュアルと手順書を作成してください。