ワークフロー管理とは、企業における様々な業務の流れを可視化・最適化し、業務効率化を図る取り組みのことです。
企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）が不可欠となった今、ワークフロー管理のあり方が組織の生産性を左右する重要な要素となっています。
「紙やExcelでの申請・承認業務に限界を感じている」
「リモートワークを推進したいが、書類のために出社が必要になっている」
「ワークフロー管理の基本から、自社に合うシステムの選び方まで網羅的に知りたい」
本記事は、このような課題をお持ちのDX推進・情報システム部門、そしてバックオフィス・管理部門の方には特におすすめです。本記事を参考に、自社の課題解決と成長戦略の実現に向けた、最適なワークフロー管理体制の構築にお役立てください。
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目次
ワークフロー管理とは、企業における各種申請から承認、決裁に至るまでの一連の業務プロセスを最適化し、円滑に運用するための活動全般を指します。単に業務の流れを電子化するだけでなく、ルールを標準化し、進捗を可視化することで、組織全体の生産性向上を目指す重要な経営管理手法の一つです。
まず、「ワークフロー」という言葉の定義から確認しましょう。これは直訳すると「仕事（Work）の流れ（Flow）」であり、ある業務を開始してから完了するまでの一連の手続きや、担当者間での情報のやり取りを指します。
例えば、新しい備品を購入するケースでは、「担当者が稟議書を作成し、上長が承認し、経理部門が確認し、最終決裁者が決裁する」といった一連の流れがワークフローです。企業活動は、このような無数のワークフローの集合体によって成り立っています。
現代のビジネス環境において、単にワークフローが存在するだけでなく、それを積極的に「管理」することが強く求められています。その背景には、変化の激しい市場への迅速な対応、多様化する働き方への適合、そして厳格化するコンプライアンス要件といった、企業が直面する複数の課題があります。
これらの課題に対応するためには、業務プロセスを場当たり的に運用するのではなく、戦略的に設計・統制する必要があるのです。
従来、多くの企業ではワークフローを紙の書類やExcelファイルを用いて管理してきましたが、事業規模の拡大やDXの進展に伴い、多くの面で限界を迎えています。具体的には、以下のような課題が顕在化しています。
非効率な手動管理から脱却し、適切なワークフロー管理を導入することは、企業に多くのメリットをもたらします。それは単なる業務効率化に留まらず、組織基盤の強化や競争力向上に直結する重要な経営課題です。ここでは、ワークフロー管理が重要とされる4つの主要な理由を具体的に解説します。
ワークフロー管理をシステム化すると、申請・承認プロセスの多くを自動化できます。申請者はフォーマットに従って入力するだけで済み、承認者は通知を受け取ってクリック一つで承認を完了できます。書類を探したり、回覧したりする手間がなくなるため、担当者は本来注力すべきコア業務に時間を割くことが可能です。これにより、ビジネスチャンスを逃さない迅速な意思決定が実現します。
適切なワークフロー管理は、企業の内部統制を強化する上で不可欠です。システム上で明確な承認ルートを設定し、役職や権限に応じたアクセス制御を行うことで、不正な申請や承認を未然に防ぎます。誰が・いつ・何を承認したかの記録（ログ）がすべて自動的に保存されるため、業務プロセスの透明性が確保され、監査にも容易に対応できます。
紙や口頭でのやり取りが中心の業務では、そのプロセスが特定の担当者の経験や知識に依存する「属人化」に陥りがちです。ワークフロー管理を通じて業務プロセスを明文化し、システムに落とし込むことで、「誰でも」「同じルールで」業務を遂行できる環境が整います。これにより、担当者の異動や退職に強い、持続可能な組織を構築できます。
申請書や稟議書などをすべて電子化することで、ペーパーレス化が促進されます。これにより、紙代、印刷代、インク代、書類の保管スペース、郵送費といった物理的なコストを大幅に削減することが可能です。また、書類の印刷やファイリングといった付随業務に費やしていた人件費も削減でき、経営基盤の安定化に貢献します。
ワークフロー管理は、特定の部門だけでなく、企業内のあらゆる業務に適用可能です。特に、定型的な申請・承認プロセスが存在する業務においては、システム化による効率化の効果が大きく現れます。ここでは、その代表例をご紹介します。
企業の意思決定プロセスの中核をなす稟議業務は、ワークフロー管理が最も効果を発揮する領域です。IT機器の購入や新規取引先の与信といった各種稟議書はもちろん、契約書への押印を依頼するプロセスや、社内規定の変更届といった多岐にわたる申請業務がこれに該当します。
バックオフィス、特に経理部門の業務は、ワークフロー管理との親和性が非常に高い領域です。交通費や出張費などの経費精算、備品などの購買依頼、取引先への支払い依頼といった業務をシステム化し、会計システムと連携させることで、仕訳入力や振り込みデータの作成までを自動化できます。
従業員の入社から退社までに発生する様々な手続きも、ワークフロー管理によって大幅に効率化できます。入退社時の複数部門にまたがる手続きや、住所変更などの身上異動届、残業や休暇の申請といった勤怠関連の業務が対象です。これらを人事データベースや勤怠管理システムと連携させることで、管理部門の負担を大きく軽減します。
情報システム部門が日々対応する、ITリソースに関する申請業務もワークフロー化に適しています。PCやソフトウェアライセンスの貸与・発行、各種システムのアカウント管理、システムトラブルの報告（ヘルプデスク業務）などをシステム化することで、対応状況が可視化され、サービスレベルの向上に繋がります。
ワークフロー管理システムとは、これまで紙やExcelで行っていた各種申請・承認プロセスを電子化し、一元的に管理するためのITツールです。申請フォームの作成から承認ルートの設定、進捗の可視化、文書の保管まで、業務効率化と内部統制強化に必要な機能を提供します。
多くのワークフロー管理システムには、業務を円滑に進めるための便利な機能が搭載されています。代表的な機能として、以下のようなものが挙げられます。
ワークフロー管理システムを導入することで、これまで述べてきたようなメリットを、より確実かつ効率的に実現できます。改めてその効果を整理すると、以下のようになります。
ワークフロー管理システムの中には無料で利用できるものもありますが、ビジネスでの本格利用には注意が必要です。多くの場合、無料ツールは機能や利用規模に制限があり、特にセキュリティやサポート面で有料版に劣ります。
小規模なチームで試すには無料ツールも有効ですが、全社的に導入し、内部統制の強化や本格的な業務効率化を目指す企業であれば、機能、サポート、セキュリティの観点から有料版の導入が不可欠です。両者の主な違いを以下の表にまとめました。
| 項目 | 無料ツール | 有料版 |
|---|---|---|
| 利用者数 | 少人数（5〜10名程度）に制限 | 企業の規模に応じて柔軟に対応可能 |
| 機能 | 基本機能（単純な申請・承認）に限定 | 高度な機能（複雑な承認ルート、外部連携）が充実 |
| データ容量 | 少ない、または期間に制限あり | 大容量のデータを長期間安全に保管可能 |
| サポート | 限定的（メール、フォーラムのみ等） | 手厚い（電話、チャット、導入支援等） |
| セキュリティ | 基本的な対策のみの場合あり | 高度な機能（IPアドレス制限、二要素認証等）を提供 |
ワークフロー管理システムの導入を成功させるためには、自社の目的や規模に合った製品を慎重に選定することが不可欠です。多機能で高価なシステムが必ずしも最適とは限りません。ここでは、特に従業員1000名規模の企業がシステムを選定する際に重視すべき4つのポイントを解説します。
システムには、インターネット経由で利用する「クラウド型」と、自社サーバーで運用する「オンプレミス型」があります。近年は、初期費用を抑えられ、短期間で導入できるクラウド型が主流です。IT担当者のリソースが限られている場合や、迅速に導入したい場合に適しています。一方、オンプレミス型は、独自の業務フローが複雑で高いカスタマイズ性が必須な場合や、非常に厳しいセキュリティ要件がある場合に選択されますが、高い初期コストと専門知識が必要です。
全社的に導入する場合、ITに不慣れな従業員でも直感的に操作できる分かりやすいインターフェースは極めて重要です。申請フォームの作成や承認ルートの設定が、情報システム部門だけでなく、各業務部門の担当者でも容易に行えるかを確認しましょう。無料トライアルなどを活用し、実際に複数の従業員に触ってもらい、操作感を確認することをお勧めします。
ワークフロー管理の効果を最大化するためには、他のシステムとの連携が鍵となります。人事システムと連携して従業員情報を同期したり、会計システムと連携して経費精算データを自動で仕訳したりすることで、データの二重入力を防ぎ、業務をさらに効率化できます。自社で既に利用しているシステムとスムーズに連携できるか（API連携などが可能か）を事前に確認しましょう。
安心してシステムを運用するためには、ベンダーのサポート体制が充実しているかどうかも重要です。また、企業の機密情報を取り扱うため、セキュリティの堅牢性は最優先事項です。データの暗号化、IPアドレス制限、二要素認証といった機能の有無や、第三者機関によるセキュリティ認証（ISO27001など）の取得状況などを必ず確認し、自社のポリシーを満たす製品を選びましょう。
ワークフロー管理システムの導入は、社内DXを推進する上で強力な武器となりますが、計画や準備が不十分だと、期待した効果が得られないケースもあります。ここでは、導入プロジェクトで直面しがちな3つの主要な課題と、その解決策について解説します。
システムの導入にはコストが発生するため、経営層から承認を得るには、投資に見合う効果（ROI）を具体的に示す必要があります。
費用対効果を試算する際は、単に紙代などの直接的なコスト削減だけでなく、全社的な工数削減効果を金額に換算することが重要です。「1回の申請にかかる時間を平均15分短縮できる」と仮定し、月間の全申請件数と従業員の平均時給を掛け合わせることで、削減できる人件費を具体的な金額として提示できます。
高機能なシステムを導入しても、従業員が使い方を覚えられずに利用が定着しない、というケースは少なくありません。特に導入する側が経営層や管理職などで、実際に動かす側が現場の人間だと、導入した側からしたら「思った通りにならない」、現場側からしたら「何でこれを自分たちがやらないといけないのか分からない」という対立構造になってしまうことも多いです。
また、そもそも使い方が分からない、マニュアルを読むのが面倒など、動こうと思っても動けない様々な理由が背景には存在します。
システムの定着化を促進する有効な手段として、DAP（Digital Adoption Platform） の活用が挙げられます。DAPとは、システムの画面上にリアルタイムで操作ガイドや入力ルールを表示し、ユーザーがマニュアルを見なくても直感的に操作できるよう支援するツールです。これにより、導入初期のつまずきを防ぎ、システム利用のハードルを下げることが可能です。
マニュアルの有効活用・社内問い合わせ削減をしたい方へ
ワークフロー・経費精算・CRM・ERPなど様々な業務システムを「操作に迷わなくする」仕組みで、社内問い合わせを90%削減・マニュアル閲覧率向上！
「自社には独自の承認ルートや例外処理が多すぎて、どこから手をつけていいか分からない」という理由で、プロジェクトが停滞してしまうこともあります。
最初から全社の全部門・全業務を一度にシステム化しようとする必要はありません。まずは、導入効果が高く、かつ関わる部署が少ないシンプルな業務からスモールスタートするのが成功の秘訣です。一つの業務で成功体験を積むことで、他部署への展開もスムーズになります。
前述の通り、ワークフロー管理システムの導入効果を最大限に引き出すためには、いかにして従業員にスムーズに利用してもらい、定着させるかが極めて重要です。その鍵を握るのが「DAP（デジタルアダプションプラットフォーム）」です。
DAPとは、様々なウェブシステムの上に重ねて導入するツールで、ユーザーがシステムを正しく、かつ効率的に使えるようにナビゲートする役割を担います。分厚いマニュアルを読んだり、研修に参加したりしなくても、まるで隣に専属のインストラクターがいるかのように、リアルタイムで操作を支援してくれます。
DAPを導入すると、具体的に以下のようなメリットが得られます。
DAPはアメリカで導入が進んでいますが、日本でも中～大企業やSaaSシステムを提供する企業を中心に導入が進んでいます。
「Fullstar(フルスタ)」はクラウドサーカス株式会社が提供する国産デジタルアダプションプラットフォームです。
主な特徴として「初めてのDAPでも使いこなしやすい機能」「導入実績が豊富」「価格がお手頃」といった点で選ばれ続けており、現在1900社以上が導入しています。
本記事では、ワークフロー管理の基本的な概念から、その重要性、システム化によるメリット、そして導入を成功させるための具体的な選定ポイントや課題解決策に至るまで、網羅的に解説しました。
紙やExcelによる旧来の管理方法は、企業の生産性を低下させ、DX推進の大きな足かせとなります。適切なワークフロー管理システムを導入し、業務プロセスを可視化・標準化することは、意思決定の迅速化やコンプライアンス強化に繋がり、現代企業が勝ち抜くために不可欠な経営基盤を構築します。
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