クラウドサーカス株式会社が提供する、デジタルアダプションプラットフォーム「Fullstar」を導入したお客様の事例をご紹介します。
今回は株式会社RYODEN様に取材をさせていただき、社内問い合わせを90%削減した裏側をお聞きしました。
＼機能・事例・プランも掲載／
目次
『三菱電機グループの技術商社RYODENは、FA、エレクトロニクス、冷熱・ビルシステムに加え、スマートアグリやヘルスケアなど幅広い分野で事業を展開。グローバルネットワークを活かし、お客様の課題解決に貢献します。
「人とテクノロジーをつなぐ力で“ワクワク”をカタチにする」をパーパスに掲げ、オリジナルブランド「RYODEN Tii!」やプロ人材紹介サービス「ウィズプロ」など新たな取り組みも推進。
2025年には本社を移転し、更なる成長を目指します。』
山田：
まずは今回Fullstarをご導入いただいた経緯について教えてください。
木内様：
社内の業務システムにおける活用の促進が一番の目的です。当時はシステムの数が増えていく中で、新機能の追加や修正などがあった際、従業員が変更点を把握しきれずシステムを効果的に活用できないという課題がありました。また近年、中途採用や派遣社員など、多様な経歴を持つ方々が当社に加わってくださる機会が増えております。こうした喜ばしい状況の一方で、新しいメンバーへの教育コストや、人による指導の限界といった課題も浮上し、その解決策を検討しておりました。
チャットボットも導入しているのですが、それだけでは対応しきれない部分も多く、解決には至っていませんでした。こうした課題感があった中で、李さんからお電話をいただいたのがFullstarを知ったきっかけです。
山田：
ありがとうございます。
次にそのような状況で弊社を選んだ理由を教えてください。
木内様：
決め手は料金体系と作成代行プランの存在です。実は2021年頃に一度他社の話を聞く機会があり、何社か比較して導入の検討を行ったのですが、その時は利用する従業員数とシステム数によって費用が決まる従量課金制だったため、費用対効果を考えた時にすぐ導入するという判断ができませんでした。その中で今回Fullstarの話を伺い、利用者数やシステム数には左右されない料金体系だと知り、とても魅力的に感じました。
また作成代行については、他社の場合は導入後に自社内でリソースを割いて運用していく必要がある中で、「Fullstar」はガイドの作成などを代行していただけるという点がとてもありがたかったです。運用のために社内で担当者を充てて育てていくというのは、事前に計画が必要になるという点からも、負担に感じる部分でした。そこがクラウドサーカスさんで巻き取ってもらえるというのは、費用面以上に大きな決め手となりましたね。
まず部署内でWebサイトを見せながらDAPというものを知ってもらうところから始め、実際に問い合わせ対応をしている他部署のメンバーも巻き込みながら、少しずつ進めていき導入に至りました。
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山田：
そのような背景があったのですね。
次に、Fullstarをどのようにご活用いただいているのかを教えてください。
佐藤様：
主に会計システムでツールチップを活用しています。経費精算や会計担当が業務処理を行う機能を中心に、処理が誤りやすい場所にツールチップを設置しています。
4月に社内で大きな組織変更があり機能利用の変更などが生じましたが、タイトなスケジュールの中で注意喚起のためのツールチップなどを作成していただきました。
またアナリティクス機能も活用しています。年末に会計システムの利用状況を社内で確認する必要があり、そのタイミングで分析機能があるとご紹介いただきました。Fullstarは大まかな活用度合いを計測するのに使っています。会計システム側でもデータは計測できるのですが、手元にデータが届くまでに時間が掛かるため、設定した次の日から計測できて自分たちで確認できるという点は重宝していますね。
山田：
Fullstar導入後の効果はいかがですか？
佐藤様：
会計システムに関する定型的な問い合わせが減少しました。システム導入当初は月に250件ほどあった問い合わせが、今では体感で1/10ほどに減っています。
また4月の体制変更で影響を受けた経理担当からは「新しい機能や使い方を覚える時に、ツールチップのおかげで今やるべきステップが分かるようになった」という話を聞きました。これまではGoogleドライブや社内イントラに資料を探しに行く必要がありましたが、Fullstar導入によってシステムからダイレクトに資料に行けるようになったため、よりスマートになったという声も上がっています。
翁川様：
現在ツールチップを300個近く設定しており、その中でも最も多く表示されていたユーザー業務系のツールチップは75,900回も従業員に表示されていました。経費精算の中でも出張申請などは、たまにしか使わないような機能だからこそ、従業員が迷うケースが多いのではないかと思いますね。
森様：
従来は現場から来る問い合わせに対して、調べて回答していましたが、今ではツールチップにその内容を埋め込むことで「ツールチップに載っているので、この内容を見てください」と答えられるようになり、問い合わせ対応の効率が向上しました。
実際に自分がシステムを利用する場面でも、最後に抜け漏れがないかを確認する時にツールチップを使ってチェックするようにしています。
山田：
ありがとうございます。
今後の活用についても教えてください。
木内様：
現在新しいシステムの導入を控えており、新しいシステムにもFullstarをフル活用するつもりです。
社内イントラネットへの掲載だけでは重要な案内を見逃す従業員が一定数いるため、全従業員が利用するメールのログイン画面等を活用し、ポップアップ機能で確実に情報を周知する方法を利用し始めています。
また、システムの利便性向上策として、「Fullstar」から各種マニュアルへ直接リンクを設置し、利用者のシステム理解を深め、より直感的でわかりやすい操作環境を提供することで、自己解決率の向上を目指します。
個人的な要望ですが、新システム導入時などに作成代行のサポートを手厚くしてくれるようなプランがあると嬉しいです。また社内でFullstarを使える人材を育てるためにも、Fullstarの講習会をやっていただけると大変ありがたいですね。
山田： フォーム入力後、資料を閲覧できます。
ありがとうございます。
最後にFullstarをおすすめしたいポイントを教えて下さい。
翁川様：
第一にプログラミングの専門知識がなくても簡単に作成できる点に魅力を感じています。その中で疑問点などがあり質問した際は、すぐにレスポンスをいただけるので助かっています。
また画像や動画、吹き出しなど作成できるガイドの種類が多いのも魅力的ですね。
木内様：
やはり費用面と代行プランですね。導入を検討するにあたり、費用的なメリットは圧倒的です。機能面では他社のツールと異なる部分もありますが、作成を代わりにやっていただける点も含めて非常に満足しています。
ーーーーありがとうございました！
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