情シス担当者必見！課題解決と効率化を実現するツール活用術

「情シスの業務、もっとスムーズに効率化できないものだろうか…」

ITが経済社会の根幹を支える今日、情報システム部門の役割はますます重要になっています。しかし同時に、業務の属人化、セキュリティリスクの増大、エンドユーザーからの問い合わせ対応の圧迫など、情シスが抱える課題も増えています。

この記事では、そんな情シス担当者が抱える課題を解決し、業務を効率化するためのツール活用術をご紹介します。目的別におすすめの情シスツール、ツール導入で失敗しないためのステップ、フリーソフト活用術と注意点、ツール選定のポイント、そして情シス担当者のキャリアアップ戦略まで、幅広く取り扱います。

情シスの業務をさらにスムーズに、さらに効率的に進めるためのヒントがきっと見つかるはずです。

情シスが抱える3つの課題とツール導入による解決策

情シス部門は、企業のITインフラを支える重要な役割を担っていますが、その業務は多岐にわたり、多くの課題を抱えています。ここでは、情シスが抱える代表的な3つの課題と、ツール導入による解決策を解説します。

課題1：属人化による業務のブラックボックス化

情シス部門では、特定の担当者しか業務内容を理解していない、いわゆる「属人化」が起こりやすい傾向があります。担当者が不在になったり、退職したりすると、業務が滞ってしまう、またはブラックボックス化してしまうリスクがあります。iCraft株式会社の記事でも、情シス部門の属人化のリリスクと解消方法について解説されています。

ツール導入による解決策：

IT資産管理ツール、ドキュメント管理ツール、業務可視化ツールなどを導入することで、誰が何をしているのか、どのような手順で業務を行っているのかを可視化し、情報共有を促進することができます。これにより、担当者が不在の場合でも、他の担当者がスムーズに業務を引き継ぐことが可能になります。

課題2：セキュリティリスクの増大と対策の遅れ

近年、サイバー攻撃の手法は高度化・巧妙化しており、セキュリティリスクは増大の一途を辿っています。しかし、情シス部門の人手不足やスキル不足により、セキュリティ対策が後手に回ってしまうケースも少なくありません。株式会社アイエスエフネットの記事でも、情報システム部門が直面する課題としてセキュリティが挙げられています。

ツール導入による解決策：

EDR（Endpoint Detection and Response）、SASE（Secure Access Service Edge）、IDaaS（Identity as a Service）などのセキュリティツールを導入することで、高度なサイバー攻撃を検知・防御し、セキュリティ対策を強化することができます。これらのツールは、専門的な知識がなくても比較的容易に導入・運用できるものが多く、情シス部門の負担を軽減することができます。

課題3：エンドユーザーからの問い合わせ対応の圧迫

エンドユーザーからのITに関する問い合わせは、情シス部門の業務を圧迫する大きな要因の一つです。特に、同じような問い合わせが繰り返し寄せられる場合、担当者の負担は増大し、本来注力すべき業務に時間を割けなくなってしまいます。

ツール導入による解決策：

DAP（Digital Adoption Platform）、FAQシステム、チャットボットなどのツールを導入することで、エンドユーザーが自己解決できる環境を構築し、問い合わせ件数を削減することができます。これにより、情シス部門の負担を軽減し、より戦略的な業務に集中することが可能になります。

情シス部門の業務は多岐に渡り、それぞれの業務に特化したツールを導入することで、効率化を大きく進めることができます。ここでは、管理部門、セキュリティ部門、ヘルプデスク部門の3つの部門別に、おすすめの情シスツールをご紹介します。

管理部門向け：IT資産管理、ライセンス管理、プロジェクト管理

管理部門では、社内のIT資産やライセンス、プロジェクトの進捗状況などを管理する必要があります。これらの業務を効率化するためには、以下のツールがおすすめです。

IT資産管理ツール

IT資産管理ツールは、PCやソフトウェアなどのIT資産情報を一元管理し、セキュリティ対策やコスト削減に貢献します。例えば、社内のPCのOSバージョンやインストールされているソフトウェアを把握し、セキュリティアップデートの適用状況を確認したり、不要なソフトウェアのライセンスを削減したりすることができます。 IT資産管理ツールを導入することで、ITコストの削減や運用の効率化、セキュリティリスクの低減が期待できます。

ライセンス管理ツール

ライセンス管理ツールは、ソフトウェアライセンスの利用状況を把握し、ライセンス違反や不正利用を防止します。ライセンスの過不足を把握することで、無駄なライセンス購入を避け、コストを最適化することができます。

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの計画、実行、管理を支援し、プロジェクトの遅延や予算超過を防止します。タスクの割り当て、進捗状況の把握、コミュニケーションなどを一元的に管理することで、プロジェクトの成功率を高めることができます。

ヘルプデスク業務効率化ツール

ヘルプデスク部門では、エンドユーザーからの問い合わせ対応に多くの時間を費やしています。これらの業務を効率化するためには、以下のツールがおすすめです。

DAP（デジタルアダプションプラットフォーム）

DAPは、ソフトウェアの利用方法を画面上でナビゲートし、エンドユーザーの自己解決を支援します。操作手順を視覚的に示すことで、問い合わせ件数を削減し、ヘルプデスクの負担を軽減します。

おすすめDAP（Fullstar）

Fullstarはクラウドサーカス株式会社が提供する国産のデジタルアダプションプラットフォーム(DAP)です。

元々はSaaS企業のカスタマーサクセスを効率化するために開発されましたが、最近では社内向けに導入社数を増やしてきています。

クラウドサーカス株式会社はこれまで53,000社以上にSaaSツールを導入してきた実績を持ち、自社のカスタマーサクセスのノウハウを活かした顧客へのフォローが特徴です。

またリーズナブルな価格が魅力で、リソースが足りない企業向けにガイドやツールチップなどの作成代行も行っています。

FAQシステム

FAQシステムは、よくある質問とその回答をデータベース化し、エンドユーザーが自己解決できるようにします。FAQシステムを導入することで、問い合わせ件数を削減し、ヘルプデスクの負担を軽減することができます。NotePMは、社内FAQ・マニュアルの作成に役立つツールとして紹介されています。

チャットボット

チャットボットは、AIを活用してエンドユーザーからの問い合わせに自動で回答します。24時間365日対応可能で、簡単な質問であれば即座に回答できるため、ヘルプデスクの負担を大幅に軽減することができます。Chat Plusは、導入実績が業界No.1のチャットボットツールとして紹介されています。

情シスツール導入で失敗しないための5つのステップ

情シスツールは、導入すればすぐに効果が出る魔法の杖ではありません。導入を成功させるためには、事前の準備と計画が不可欠です。ここでは、情シスツール導入で失敗しないための5つのステップをご紹介します。

ステップ1：現状分析と課題の明確化

まず、自社の情シス部門が現在抱えている課題を明確にしましょう。課題を特定せずにツールを導入しても、期待した効果は得られません。以下の項目を参考に、現状を分析し、具体的な課題を洗い出してください。

• 業務プロセス：現状の業務プロセスを可視化し、ボトルネックとなっている箇所を特定します。
• リソース：人員、予算、設備などのリソース状況を把握します。
• スキル：情シス担当者のスキルセットを把握し、不足しているスキルを特定します。
• セキュリティ：セキュリティ対策の現状を把握し、脆弱性を特定します。
• エンドユーザー：エンドユーザーからの問い合わせ内容や頻度を分析し、不満点を把握します。

これらの情報を基に、例えば「ヘルプデスクの問い合わせ対応に時間がかかり、他の業務に手が回らない」「IT資産管理が煩雑で、ライセンス違反のリスクがある」といった具体的な課題を明確にすることが重要です。

ステップ2：ツールの選定基準の設定

課題が明確になったら、それを解決するために必要なツールの要件を定義します。以下の項目を参考に、ツールの選定基準を設定しましょう。

• 機能：必要な機能を洗い出し、優先順位をつけます。
• 価格：予算内で導入・運用できるツールを選定します。
• 使いやすさ：情シス担当者だけでなく、エンドユーザーも使いやすいツールを選定します。
• 連携：既存システムとの連携が可能かどうかを確認します。
• セキュリティ：セキュリティ対策が十分に施されているかを確認します。
• サポート：ベンダーのサポート体制を確認します。

例えば、「問い合わせ対応時間を短縮するために、FAQシステムを導入したい。FAQの作成・更新が容易で、検索性が高く、既存のチャットツールと連携できるものが望ましい」といった具体的な選定基準を設定します。

ステップ3：無料トライアルとPoCの実施

いくつかの候補ツールを選定したら、実際に無料トライアルを利用したり、PoC（Proof of Concept：概念実証）を実施したりして、その有効性を検証しましょう。PoCでは、実際にツールを導入した場合の効果を検証するために、限定的な範囲でテスト運用を行います。

• 無料トライアル：実際にツールを操作し、使いやすさや機能を評価します。
• PoC：特定の課題に対してツールを適用し、効果を測定します。
• フィードバック：情シス担当者だけでなく、エンドユーザーからのフィードバックも収集します。

PoCの結果、期待した効果が得られない場合は、別のツールを検討する必要があります。重要なのは、実際に試してみることで、カタログスペックだけでは分からない使い勝手や効果を確かめることです。

ステップ4：導入計画の策定と段階的な導入

ツールの選定と効果検証が終わったら、具体的な導入計画を策定します。導入範囲、スケジュール、担当者、教育計画などを明確にしましょう。最初から全社的に導入するのではなく、段階的に導入することをおすすめします。

• 導入範囲：まずは一部の部門やグループに限定して導入し、効果を検証します。
• スケジュール：導入スケジュールを明確にし、各タスクの担当者を割り当てます。
• 教育計画：情シス担当者だけでなく、エンドユーザー向けの教育計画も策定します。
• 移行計画：既存システムからのデータ移行計画を策定します。

段階的な導入により、初期段階でのトラブルを最小限に抑え、スムーズな全社展開を目指します。

ステップ5：運用体制の構築と効果測定

ツール導入後も、継続的な運用体制の構築と効果測定が重要です。ツールの利用状況をモニタリングし、課題を特定し、改善策を実施しましょう。

• 運用体制：ツールの運用担当者を明確にし、責任範囲を定義します。
• モニタリング：ツールの利用状況やパフォーマンスを定期的にモニタリングします。
• 効果測定：導入前に設定した目標に対する達成度を測定します。
• 改善策：効果測定の結果に基づき、ツールの設定や運用方法を改善します。

例えば、FAQシステムの導入後、問い合わせ件数が減少したかどうか、FAQの閲覧数や検索キーワードなどを分析し、FAQの内容を改善していく必要があります。ツールは導入して終わりではなく、継続的な改善によってその価値を最大化できるのです。