IT化とは、企業がPCやソフトウェア、情報通信技術（ICT）などを活用し、アナログな業務プロセスをデジタルデータに置き換えることで、業務の効率化や生産性の向上を目指す取り組みのことです。単にツールを導入するだけでなく、それによって業務フロー全体を改善し、企業の競争力を高めることが重要となります。近年では、働き方改革や人手不足への対応策としても、その重要性が増しています。
本記事では、IT化の基本的な定義から、具体的な進め方、メリット・デメリット、そして目的別のツール選定ポイントまでを網羅的に解説します。
この記事は、以下のような課題を持つ方に特におすすめです。
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目次
IT化、DX（デジタルトランスフォーメーション）、デジタル化は混同されがちな言葉ですが、それぞれ目的と範囲が異なります。IT化は、特定の業務プロセスを効率化するための「手段」です。この違いを正しく理解することが、自社の目指すゴールを明確にし、適切な施策を打つための第一歩となります。
IT化の主な目的は、これまで手作業や紙媒体で行っていた業務をデジタル技術に置き換えることで、生産性を向上させることにあります。たとえば、紙の書類を電子化してペーパーレス化を図ったり、勤怠管理システムを導入して集計作業を自動化したりといった取り組みが該当します。
これにより、作業時間の短縮、人的ミスの削減、コスト削減といった直接的な効果が期待できます。IT化は、より創造的な業務にリソースを集中させるための基盤づくりと位置づけられます。
IT化と密接に関連するのが「デジタル化」と「DX」です。
つまり、「デジタル化」が手段であり、「IT化」がそれを用いた業務改善、そして「DX」が事業全体の変革という関係性になります。IT化は、DXを実現するための重要なステップの一つと言えるでしょう。
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IT化を推進することで、企業はどのような恩恵を受けられるのでしょうか。ここでは、IT化がもたらす代表的な5つのメリットを解説します。これらのメリットを理解することで、社内での合意形成や、導入目的の明確化に繋がります。
IT化の最も直接的なメリットは、生産性の向上です。RPA（Robotic Process Automation）ツールによる定型業務の自動化や、ビジネスチャットによるコミュニケーションの迅速化などにより、従業員一人ひとりの作業時間を大幅に短縮できます。これにより、従業員はより付加価値の高いコア業務に集中できるようになり、組織全体の生産性が向上します。
IT化は、様々な側面からコスト削減に貢献します。
これらの削減によって生まれた経営資源を、新たな事業投資や人材育成に振り分けることが可能になり、リソースの最適化が実現します。
クラウド型のツール（オンラインストレージやSFAなど）を導入することで、時間や場所を問わずに最新情報へアクセスできるようになります。関係者間での情報共有がスムーズになることで、認識の齟齬が減り、プロジェクトの進行が円滑になります。また、経営層はリアルタイムなデータに基づいた正確な現状把握が可能となり、より迅速かつ的確な意思決定を下せるようになります。
Web会議システムやクラウド環境が整備されれば、従業員はオフィス以外の場所でも業務を遂行できるようになります。これにより、テレワークやリモートワークといった柔軟な働き方が可能になります。多様な働き方に対応することは、育児や介護といった従業員のライフステージの変化に対応し、優秀な人材の確保・定着にも繋がる重要な経営課題です。
ITツールを導入すると、顧客情報、販売実績、業務ログといった様々なデータが蓄積されます。これらのデータを分析・活用することで、これまで勘や経験に頼っていた部分を可視化し、客観的な根拠に基づいた戦略立案や経営判断が可能になります。データドリブンな経営体制を構築することは、変化の激しい市場環境で勝ち抜くための重要な鍵となります。
IT化には多くのメリットがある一方で、導入にあたって考慮すべきデメリットやリスクも存在します。事前にこれらの課題を把握し、適切な対策を講じることが、IT化を成功に導くためには不可欠です。ここでは、代表的な3つのデメリットとその対策について解説します。
ITツールの導入には、ライセンス費用や機器の購入費といった初期コストがかかります。また、導入後もサーバーの維持費やシステムのアップデート、保守・サポート費用などのランニングコストが発生します。
【対策】
業務をデジタル化することは、サイバー攻撃や情報漏洩といったセキュリティリスクに晒される可能性も高まることを意味します。特に、顧客情報や機密情報を取り扱う場合、一度のインシデントが企業の信用を大きく損なう可能性があります。
【対策】
新しいツールを導入しても、それを使いこなせる人材がいなければ意味がありません。特に中小企業においては、ITに関する専門知識を持つ人材が不足しているケースが多く、導入の障壁となることがあります。また、既存の従業員が新しいツールの操作に抵抗を感じ、活用が進まないといった課題も起こりがちです。
【対策】
IT化は、ただツールを導入すれば成功するわけではありません。明確な目的意識と計画的なステップが不可欠です。ここでは、IT化プロジェクトを成功に導くための具体的な5つのステップと、それを支える推進体制について解説します。
まず最初に行うべきは、現状の業務フローを正確に把握することです。「誰が」「いつ」「何を」「どのように」行っているのかを具体的に書き出し、業務プロセス全体を可視化します。その上で、「時間がかかりすぎている」「ミスが発生しやすい」「属人化している」といった課題を洗い出します。
次に、洗い出した課題の中から、IT化によって解決すべき優先課題を決定します。そして、「なぜIT化を行うのか」という目的を明確にし、関係者全員で共有します。目的が定まったら、「コストを30%削減する」「作業時間を半分にする」といった具体的な数値目標（KPI: 重要業績評価指標）を設定し、ゴールを明確にします。
設定した目的とゴールを達成するために、どのような機能が必要かを定義し、それに合致するITツールを選定します。複数のツールを比較検討する際は、機能やコストだけでなく、操作のしやすさ、サポート体制、セキュリティの堅牢性なども重要な選定基準となります。無料トライアル期間などを活用し、実際に試用してみるのがおすすめです。
全部門で一斉に導入するのではなく、まずは特定の部門やチームに限定して試験的に導入（スモールスタート）します。実際にツールを運用する中で出てきた課題や改善点を洗い出し、設定したKPIが達成できているかを検証します。この段階で運用方法を最適化することが、本格展開をスムーズに進めるための鍵となります。
スモールスタートで得られた知見をもとに、全社で運用するためのルールを策定します。その後、全従業員を対象とした説明会や研修を実施し、本格的に展開します。導入後も定期的に利用状況をモニタリングし、現場からのフィードバックを収集しながら、継続的に改善を図っていくことが定着のポイントです。
IT化と一言で言っても、その目的によって活用すべきツールは大きく異なります。ここでは、代表的な4つの目的に分類し、それぞれに適したツールの種類と、選定時に失敗しないためのチェックポイントを解説します。自社の課題に合ったツールを見つけるための参考にしてください。
社内外のコミュニケーションを迅速化し、情報共有のロスをなくすことを目的とします。
営業部門の生産性を向上させ、顧客との関係性を強化することを目的とします。
経理や人事、総務といった管理部門の定型業務を自動化し、負担を軽減することを目的とします。
社内に点在する書類やデータを一元管理し、安全かつ効率的に活用することを目的とします。
多くの企業がIT化を進める中で、「高機能なツールを導入したものの、現場で全く使われない」という課題に直面しています。ツールの導入はゴールではなく、あくまでスタートです。従業員がその価値を理解し、日常業務で使いこなして初めて、IT化の目的は達成されます。
ツールの定着を妨げる主な要因は、「操作方法がわからない」「覚えるのが面倒」「導入のメリットが感じられない」といった従業員の戸惑いや抵抗感です。これらを解消するには、マニュアルの整備や集合研修だけでは不十分なケースが多く、個々の従業員の利用状況に合わせた、継続的なサポートが不可欠となります。
そこで注目されているのが、デジタルアダプションプラットフォーム（DAP）です。DAPは、システム画面上にリアルタイムで操作ガイドやチュートリアルを表示することで、ユーザーがマニュアルを見なくても直感的に操作を習得できるよう支援するツールです。
弊社の提供するDAP「Fullstar」は、
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