kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供する業務改善プラットフォームです。プログラミングの知識がなくても、自社の業務に合わせたアプリを直感的に作成できるノーコード・ローコードツールとして、多くの企業で活用されています。
柔軟性が高く、DX（デジタルトランスフォーメーション）推進に利用されていますが、一方で「kintone 向き不向き」というキーワードで検索されることがあるのも実情です。これは、kintoneの“強み”と“弱み”を理解しないまま導入してしまうことが原因のひとつと考えられます。
本記事では、導入で失敗しないためにkintoneの強みと弱み、向いている業務・向いていない業務の特徴を具体例を交えながらわかりやすく解説します。
この記事はこんな方におすすめです。
このような課題をお持ちの方はぜひ最後までご覧ください。
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目次
kintoneはその手軽さと柔軟さから、多くの企業で導入が進んでいます。ただし、導入を成功させるには、「どんな課題を解決したいのか」を明確にし、kintoneの特性を理解しておくことが大切です。まずは、kintoneの基本を見ていきましょう。
画像引用元：Kintone
Kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型の業務改善プラットフォームです。最大の特徴は、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で自社専用のアプリを作れることです。ドラッグ＆ドロップで項目を配置し、すぐに使える業務システムを構築できます。
| kintoneが得意とすること Excel管理からの脱却: 案件管理・顧客リスト・日報・タスク管理など、Excelやスプレッドシートで個別管理していた情報を一元化できます。 情報共有のスピードアップ: コメント機能とデータベース機能が連携しており、「データを見ながら話す」コミュニケーションが可能です。 業務プロセスの可視化: 申請・承認などのワークフローを、コードを書かずにシステム化できます。 |
このように、現場業務の効率化や情報共有の改善を得意としており、現場の担当者自らが業務を仕組み化できます。
しかし、「何でも作れそう」という自由度が、導入時の落とし穴になることもあります。 たとえば、
といったケースでは、「思ったように使えない」「運用が複雑になった」といった失敗につながる可能性があります。自社の課題と照らし合わせて、どの業務に向いているか・向いていないかを見極めることが、導入成功のポイントです。
kintoneを検討する際、弱みを理解しないまま進めると「思ったより動作が重い」「必要な業務が再現できない」といった問題に直面するリスクがあります。ここでは、導入前に押さえておきたい4つの弱みを解説します。
kintoneは、数百万件といった大規模データを扱う業務には適していません。検索や集計を多用するようなシーンでは、処理速度の低下が発生する可能性があります。
Excelで複雑な関数やマクロを使っている業務を、そのままkintoneで再現するのは避けたほうがよいでしょう。
kintoneの標準プランでは、1ユーザーあたり5GBというストレージ上限が設定されています。ストレージ容量は追加購入できますが、データ量が多い業務ではランニングコストが想定以上にかさんでしまうかもしれません。
kintoneは「業務改善プラットフォーム」であり、会計・販売・人事などの基幹システムを置き換えるツールではありません。これらの分野は、法令や業界標準が厳密に定められている領域です。kintoneで無理に再現しようとすると、正確性や保守性の面で問題が生じる恐れがあります。
ここでは、kintoneの導入が向いていない企業や業務の特徴をご紹介します。
会計や販売管理など、会社の根幹を支えるシステムをkintoneでゼロから構築するのはおすすめできません。専門性の高い処理には対応していないため、帳票が出せない、処理が複雑化するなどの問題が起こりやすくなります。kintoneは基幹領域を補完し、紙やExcelで行っていた業務を効率化する用途に適しています。
過去の売上データやアクセスログのような大規模データを、リアルタイムで分析する用途には向きません。標準のグラフ機能にも限界があるため、分析はBIツール側で行い、kintoneはデータ入力・収集の拠点として使う運用が現実的です。
kintoneは、業務改善に強みを持つツールであり、会計・販売管理・人事など、専門的な処理や法令対応が求められる領域を担う設計ではありません。カスタマイズできる柔軟さを活用して、複雑な計算処理や帳票出力、他システムとの連携などは、プラグイン（追加機能）やJavaScript開発で対応しましょう。
ただし、これらの拡張には費用がかかります。あとから「必要な機能を実現するには別料金が必要だった」と気づき、予算オーバーになるケースも珍しくありません。活用するうえで最低限の予算は確保しておきましょう。
ここまで、kintoneの苦手分野を見てきましたが、もちろんkintoneが持つ強みが最大限に活きる領域も数多くあります。強みを活かせるのは、以下のような課題を抱える企業や業務です。
kintoneが最も得意とするのが、「脱Excel」「脱スプレッドシート」の領域です。
特に、「Excelの案件管理表を各自が更新しているため、集計に膨大な手間がかかる」という悩みを持つ営業部門・管理部門に最適です。
特定の部署やチームで、現場主導のスピーディな業務改善を進めたい場合、kintoneは非常に効果的です。
このような「スモールスタート×高速なPDCA」のアプローチをとる現場改善において、kintoneの手軽さが効果的です。
kintoneは「データベース」と「コミュニケーション機能」が密接に連携しているのが特徴です。
「情報はExcelとメールに分散しており、経緯が追えない」と悩む企業にとって、「kintoneを見れば、データもやり取りもわかる」という状態を実現します。
kintoneの弱みは、導入や運用の工夫によって十分にカバーできます。大切なのは、「導入して終わり」ではなく、どう社内に定着させ、活用を広げていくかという視点です。ここでは、導入を成功に導くための3つのポイントを解説します。
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重要なのは、kintoneを導入する目的を明確にすることです。
「全社一斉の基幹システム導入」で失敗してしまうケースも多いです。まずは、小さくはじめて現場の成功体験を積み重ねることがポイントです。
このプロセスを通じて、現場のメンバーが「自分たちで業務を改善できる」という意識を持つようになり、内製化につながります。
kintoneは、外部サービスやプラグインを組み合わせて補完する発想が重要です。
kintoneの魅力の一つは、高い拡張性と連携性です。「すべてをkintoneで完結させる」のではなく、最適なツールと組み合わせることが、導入を成功に導くカギになります。
kintoneの「向き不向き」を理解し、その強みを活かすことで、大きな業務改善を達成した企業も数多く存在します。ここでは、パーソルキャリア株式会社様の事例をご紹介します。
パーソルキャリア株式会社は、「DODA」や「MIIDAS（ミーダス）」など、多様な人材サービスを展開する総合人材企業です。
同社のIT統括部では、社内のITプロジェクトを横断的に支援する立場として、年間100件を超えるプロジェクトのガバナンスや申請の管理を行っています。しかし、従来のExcelやメール中心の運用では、情報が分散し、承認の抜け漏れや進捗確認の手間が課題となっていました。
そこでIT統括部は、kintoneを導入。プロジェクトに関する申請・進行・発注情報を一元管理するためのアプリを内製しました。主なアプリは次の3つです。
これにより、現場担当者が自らプロジェクト内容を更新できるようになり、その情報をリアルタイムで確認することが可能に。承認フローの迅速化、入力ミスの減少、情報閲覧性の向上が実現しました。
参考記事：パーソルキャリア 様の導入事例
kintoneの導入計画を立てても、最後に立ちはだかるのは「日常的に使いこなせるか」という「定着化」の課題です。
kintoneが「使いにくい」と感じられる要因の一つが、導入後の運用面にあります。
こうした問題が積み重なると、kintoneが一部の担当者だけのツールになり、多くの社員から「また新しい、面倒なシステムが増えた」と思われてしまいます。
定着させるためには、従来の研修や分厚いマニュアルに頼る方法では限界があります。そこで注目されるのが「デジタルアダプションプラットフォーム（DAP）」と呼ばれる仕組みです。
デジタルアダプションプラットフォームとは、導入したシステムの定着を促進するツールのことです。kintoneなどのWebシステムの画面上に、操作ガイドや入力ルールをリアルタイムで表示し、ユーザーが自ら操作を学べるように支援します。利用することで、操作に迷う社員でもマニュアルを見ずに使いながら習得できます。
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当社の「Fullstar（フルスタ）」は、国産のデジタルアダプションツールとして様々なシステムの社内定着化をサポートします。
kintone導入時にFullstarを併用すれば、社員は「操作を覚える」負担から解放され、迷うことなく業務を進められます。
kintoneは、現場主導で業務アプリをスピーディに構築できる柔軟なツールです。一方で、大量データの処理や複雑な計算など、基幹システムの代替には不向きな面もあります。重要なのは、kintoneの特性を理解し、「kintoneで行う業務」と「専門ツールに任せる業務」を明確に切り分けることです。
導入の成功を左右するのは「ツールを入れたか」ではなく、「現場で実際に使いこなされているか」です。kintoneの「向き不向き」を見極めたうえで、導入後の定着を支援する「Fullstar」のようなデジタルアダプションツールを併用すれば、DXの効果を最大化できます。
「Fullstar」は、システムの操作ガイドやチュートリアルを画面上に表示し、ユーザーの「わからない」を解消します。kintoneをはじめとするSaaSツールの導入・定着化に課題をお持ちの方は、ぜひ一度触れてみてください。
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