情報システム担当者が次々に辞める裏には、様々な理由や抱える課題が潜んでいます。彼らが直面する課題を深く理解し、解決策を導くことが極めて重要です。本記事では、情報システム担当者が直面する様々な課題を明らかにし、特に社内の問い合わせ対応に焦点を当てています。その解決策としてデジタルアダプションツールの効果的な活用方法を詳しく解説します。
目次
2理想の投資方法について
2.1新しいITツール導入の具体的な計画を立てる
2.2ITツール利用における適切な指標を設ける
2.3明確な需要を把握する
2.4優秀な人材を確保する
2.5デジタルアダプションプラットフォームを利用する
3まとめ
企業における情報システム部門（情シス）は、ITの効果的な活用や環境の整備を担当する重要な部門です。近年、企業の業績や生産性向上はIT活用に大きく依存し、情シスの役割はますます重要性を増しています。ところが、多くの情シスは社内の問い合わせ対応など業務上のさまざまな課題に直面しています。本記事では、情シスが抱える代表的な悩みとその解決策を紹介し、問い合わせ対応を効率化するためのおすすめの問い合わせ管理システムも解説します。情シスの方々が業務上の課題を克服し、効率的なIT環境を構築するためのヒントやソリューションを提供しますので、業務改善や効率化を望む情シスの方々は、ぜひ本記事を参考にしてください。
情報システム部門の役割は多岐に渡りますが、ここでは大きく4項に分けてご紹介します。
１.社内システムの保守・運用管理
企業内の情報システム部門は、システムの管理・保守において様々な重要なタスクを遂行しています。その中核的な活動には、以下のような項目が挙げられます。
これらの活動は、情報システム部門が企業のスムーズな運営を支え、安定性とセキュリティを確保する上で不可欠です。
２.IT戦略・システム企画
情報システム部門は、企業のビジョンや目標に基づき、戦略的なIT計画を策定します。これには、適切な技術の選定、システム投資計画、システムの方向性決定、業務プロセスの改善が含まれます。また、企業や部門のニーズを理解し、利害関係者との密接なコミュニケーションを通じて、適切なITソリューションを提案します。さらに、多くの企業では情報システム部門が、プロジェクトに必要なリソースを見積もり、予算の配分や人材配置を計画する役割までも担います。これにより、組織のビジョンにマッチした効果的なITインフラが構築され、業務の効率化や目標達成に貢献します。
３.インフラ・サーバーの保守・運用管理
情報システム部門は、企業や組織の情報システムの基盤であるインフラストラクチャやサーバーの稼働状況を定期的に監視し、パフォーマンスを厳密にチェックしています。また万が一、問題が生じた場合に素早く対応できる体制を整えているため、企業の安定した稼働とセキュリティ確保に貢献しています。
４.問い合わせ対応
情報システム部は、利用者からの問い合わせに迅速かつ効果的に対応します。例えば「ITツールの使い方がわからない」「Wi-Fiがつながらない」「間違えてログアウトしてしまってパスワードがわからない」など、IT関連の問題や要望に対するヘルプデスクの運営、電話やチャット、メールを通じた技術的なサポートが挙げられます。また、IT資産やユーザー管理、FAQの作成など、情報システム部門が様々なサポート業務を行います。
このような現状を踏まえ、情報システム部が抱える代表的な悩みの一つは、業務が分業化されず、業務範囲が広くかつ膨大なことです。また多くの情報システム担当者は、上記4項目に記載した、社内の問い合わせ対応などのノンコア業務に時間を割かれてしまうため、コア業務に集中できない環境下に置かれています。また近年では、アナログからデジタルへの移行が主流になっていることが加わり、「情シス不足」という問題が発生しています。「IT人材、セキュリティ人材」調査によると、半数以上の企業で、情報システム部の運用体制が1〜4人という回答ですが、その人数では業務を抱えきれないためです。
IT人材の採用活動を積極的に行っても希望人材の確保が困難であったり、企業利益に直接的に関わる営業職やマーケティング職の採用優先度が高く、情報システム部にコストをかけることができないというということから、非常に多くの企業が「情シス不足」について悩みをお持ちです。
そんな中で現在、注目を浴びているのが「デジタルアダプションツール」です。このツールは、情報システム部門のノンコア業務負担を軽減する効果的な手段として考えられています。「情シス不足」の中、テクノロジーを駆使したツールの活用が情報システム部の業務改善に向けた重要な一歩とされており、企業はこれを機に人材確保に向けた施策と並行し、新たなツール導入を検討する必要があるでしょう。
デジタルアダプションとは、プロダクトをユーザーが最大限活用できている状態を指します。アダプション (Adoption)とは直訳すると「適用」や「採用」を意味し、デジタルアダプションツールは、ユーザーが社内システムを円滑に利用できるよう支援するものです。
デジタルアダプションツールの具体的な機能としては、プロダクトツアーやツールチップが挙げられます。Gartner社の報告によれば、デジタルアダプションツールを効果的に導入した企業は、新しいツールに対するユーザーの定着率が20％向上しました。
また、フォレスター・コンサルティング社の研究では、デジタルアダプションツールにより、新しいツールの研修時間が平均で60%短縮され、社内問い合わせも平均で40%減少したと報告されています。このように、デジタルアダプションツールを活用した社内システムを定着させることで、情報システム部門の大幅な業務削減が可能になります。
加えて、一部のデジタルアダプションツールでは、ユーザーの行動やソフトウェアの使用パターンに関する定量的な洞察を提供しています。具体的には、プロダクトツアーやツールチップの実際の利用状況を分析し、社内ユーザー体験を可視化できます。このアナリティクスを活用することで、ユーザーが迷いそうなポイントを予測することができるため、ユーザーが自己解決できる仕組みを必要に応じて変更・新規作成しながら、更に情報システム部への問い合わせを減少させることができます。
デジタルトランスフォーメーション(DX)の進展に伴い、近年の情報システム部門の役割や期待は大きく変化しています。この課題解決方法はいくつかありますが、その中で現在デジタルアダプションツールへの注目が高まっています。情報システム部門にとって、社内システムがスムーズに利用される環境は、コア業務に注力できる体制を効率的に構築する上で非常に重要です。また、企業はシステム導入後、効果的に活用しながら課題を解決することが真の目的です。企業としての目標を達成し、今後更に増えるであろう「情シス不足」解決に向けて、今後デジタルアダプションツールの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
