Webシステムの利用者に向け、円滑で生産的な操作を促進するためには、シンプルで効果的な操作ガイドが欠かせません。操作ガイドを通してユーザーフレンドリーかつ明確な指示を提供し、システムの機能やプロセスを理解しやすく伝えることが重要です。本記事では、操作ガイドを作成する際の具体的な手順を解説いたします。
操作ガイドは製品やシステムの使用方法を明確に説明する文書で、通常は機能や使い方、トラブルシューティング方法が包括的に解説されます。ユーザーがあらゆる問題を解決できるよう構築され、正確でわかりやすい情報を提供します。
ただし、マニュアル作成は時に複雑で難解なプロセスです。DX推進に伴い、多くの企業がシステム導入を進めており、理解しやすいマニュアル作成に課題を抱える企業や担当者が増えています。本記事では、Webシステムにおける効果的な操作ガイドの作成手順をまとめました。
Webシステムの操作ガイド作成は、全体構成や記載内容を最初に決めます。
目的や全体の流れを設計し、各ページの優先順位を確定させます。どのページに優先的にガイドを作成するかを見極め、ユーザーに迅速に情報提供することが鍵です。企画段階でページの重要性を把握し、使いやすいガイドを構築することが最も重要な要素の一つです。
全体構成が確定したら、各操作や機能に関する具体的な内容を丁寧に記述します。
社内ユーザーが特定のWebシステムの操作手順や使い方に迷わずに利用できるよう、ガイドの中身は簡潔で理解しやすい文章で構築します。複雑な機能や専門用語の説明が難しい場合は、画面上で問題を解決できるようなガイドを作成することが重要です。ユーザーは画面内で解決できない場合、諦めがちですので、相当重要でない事項以外も考慮し、ユーザーに適切な操作ガイドを提供します。これにより、Webシステムの利用定着率が飛躍的に向上します。ユーザーが安心してシステムを活用できるような使い勝手を考慮し、理解度の高いガイドを作成することが成功の鍵です。
よくある質問サイトやFAQサイトを設置することも重要です。
FAQサイトにはWebシステムの操作ガイドや頻繁に寄せられる質問を掲載し、社内ユーザーが迅速に問題に対処できるようサポートします。テキストだけでなく、イラストや図、動画を組み合わせることで理解しやすい設計が可能です。これはユーザーが電話やメールで問い合わせるよりも手軽で便利です。FAQサイトを定期的に更新することで、蓄積された問い合わせ内容からより効果的な情報提供が可能になります。
まずは対象者を定めて操作ガイドを作成するのを推奨します。特に従業員数が多い企業では、各部署ごとに異なるシステム利用のニーズや課題が生じることがよくあります。したがって、利用者のニーズやスキルレベルに焦点を当て、内容をそれに合わせて柔軟に配慮することが不可欠です。続いて、目次の設定を行います。目次はガイドやFAQサイトの構成を一目で理解でき、ユーザーが必要な情報を素早く簡単に見つけられるようにするための鍵となります。使いやすい情報構成を備えたガイドは、ユーザーが迷うことなく必要な情報を入手でき、効率的なシステム活用に寄与します。これにより、企業内の各部署がよりスムーズにシステムを利用し、業務効率を向上させることが期待されます。包括的な操作ガイドはユーザーが様々な状況に臨む際に柔軟かつ網羅的なサポートを提供し、Webシステムを最大限に活用できるようにします。このような操作ガイドは利用者が生じる可能性のある不明点や混乱を最小限に抑え、スムーズで円滑な利用体験を促進します。ユーザーが自信を持ってWebシステムを操作できる環境を整備することで、効果的なシステム利用に繋がります。
Webシステムにおける操作ガイドやFAQサイト作成には多くの時間を費やします。
初めに、十分な情報を収集し、整理する必要があります。正確で理解しやすいガイドやマニュアルサイトを提供するためには、対象となるWebシステムに関する詳細な情報が必要です。これには製品の機能、操作手順、トラブルシューティングなどが含まれます。
さらに操作ガイドやFAQサイトは分かりやすく、明確な言葉で書かれている必要があります。表現や用語の選択に慎重に取り組むことで、ユーザーが理解しやすく、混乱なく操作できるようになります。操作ガイドやFAQサイトを完成させた後は、実際にテストユーザーに使用してもらい、フィードバックを収集する必要があります。ユーザーの実際の反応や問題点を把握し、修正が必要な部分を特定します。また、Webシステムは時間とともに変化することがあります。新しい機能が追加されたり、既存の機能が変更されたりするたびに、マニュアルもそれに合わせて更新する必要があります。これらの要因により、操作ガイドやFAQサイトの作成には時間がかかりますが、丁寧かつ正確な内容を提供することでユーザーが円滑に操作できるようになり、サポートの効果を高めることができます。
操作ガイドやFAQサイトの作成には、様々なコストが発生します。
コストの大部分を占めるのは人件費です。Webシステムにおける操作ガイドやFAQサイトを作成するためには、ライターやエディターなどの人材が必要です。これらのプロの経験やスキルによってコストが変動します。また、情報収集やテストのために関係者やエキスパートの協力が必要な場合もあります。さらに操作ガイドやFAQサイト作成には専用のツールやソフトウェアが必要です。これにはワードプロセッシングソフト、デザインツール、プロジェクト管理ツールなどが含まれます。これらのツールは、ライセンス料や購入費用がかかることがあります。一部の企業では、マニュアルを正確かつ有益にするために、操作ガイドやFAQサイトに関する情報の収集や調査を行います。これには時間と労力がかかり、場合によっては外部のエキスパートへの報酬も発生します。さらにWebシステムが進化するにつれて、マニュアルも定期的に更新する必要があり、新たなコストが発生する場合があります。
社内ユーザーが操作ガイドやFAQサイトを見過ごす可能性があります。
アクセスの難しさが利用を妨げる場合、ウェブサイトやアプリ内に魅力的で目立つリンクを配置し、ユーザーが容易にアクセスできるように工夫する必要があります。透明性を高め、操作ガイドやFAQサイトへのアクセスを推進するためには、ユーザーフィードバックを取り入れ、利用者のニーズや疑問に対応する仕組みを構築することも重要です。
さらに操作ガイドやFAQサイトが最新ではない場合ユーザーは信頼を失う可能性があります。
Webシステムの更新に迅速に対応し、FAQサイトを更新することが必要です。初めて操作ガイドやFAQサイトを作成した際は、それらを活用した社内トレーニングが非常に重要です。オンボーディングプロセスの構築や社内トレーニングを行うことで、ユーザーが操作ガイドやFAQサイトを活用しやすくなります。これらの要因を考慮して、操作ガイドの可用性を向上させ、ユーザーが効果的に利用できるように工夫することが重要です。
操作ガイドやFAQマニュアル作成は以下のような方法もおすすめです。
外部委託をする
操作ガイドやFAQマニュアルを外部に委託することでいくつかのメリットがあります。
一つ目は専門知識を活用できることです。外部のプロのライターや技術者に委託することで、専門的な知識とスキルを持つ人材がコンテンツを作成できます。これにより、Webシステムに関する正確で理解しやすい情報が提供されます。
二つ目は時間とリソースを節約することができます。マニュアル作成は時間と手間がかかる作業です。外部に委託することで、企業内のリソースを他の重要な業務に集中でき、マニュアル作成の負担を軽減できます。
三つ目はアップデートとメンテナンスを容易にできることです。外部のプロに委託することで、将来的な変更やアップデートにも対応しやすくなります。プロのライターは変更があった際にもスムーズにアップデートを行う経験があります。
ただし、外部委託にはコストやコミュニケーションの課題もあるため、慎重な選定と適切なプロジェクト管理が必要です。
デジタルアダプションツールを活用する
操作ガイドやFAQサイトの作成には情報を網羅的かつわかりやすく整理するために多くの時間がかかります。さらに社内ユーザーが操作ガイドやFAQサイトにアクセスしづらく、それだけでは解決できない問題も発生しています。これにより、効果的な操作理解や課題解決が難しくなり、結果として利用率の低下などが生じる可能性があります。そこでご活用頂きたいのがデジタルアダプションツールです。このツールではノーコードでWebシステムの画面上に直接操作ガイドを作成できるので、エンジニアのリソースを節約しながら、社内ユーザーへのリアルタイムなサポートを提供できます。
このような方法で操作ガイドやFAQマニュアルを作成し、社内業務効率化を図っていくことをお勧めします。
本記事ではWebシステムにおける操作ガイドの効果的な作成方法を解説しました。
操作ガイドの作成は手間や時間がかかり、デザインの工夫も必要です。しかし、わかりやすい操作ガイドを提供することで、利用率や定着率を向上させるだけでなく、問い合わせ対応の工数を削減するなど、さまざまな効果が期待できます。
ぜひ本記事の内容を参考にしてみてください。
