業務の標準化や生産性向上に欠かせないマニュアルですが、ゼロからの作成は大変ですよね。
本記事では、そのような課題を解決する、すぐに現場で使える業務マニュアルのテンプレートをご紹介します。
また、具体的な作成手順から、テンプレート活用のメリット、そして多くの企業が直面する「マニュアルが使われない」という問題の解決策まで、詳しく解説していきます。
この記事は、以下のような課題をお持ちの管理部門の方に特におすすめとなっています。
一つでも当てはまる方はぜひ参考にしてください！
マニュアルの有効活用・社内問い合わせ削減をしたい方へ
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目次
マニュアルテンプレートとは、マニュアル作成のひな形のことです。
あらかじめ、見出しの構成、レイアウト、デザインなどがフォーマットとして用意されているため、作成者は内容を考えるだけで良くなります。
マニュアルテンプレートを利用する最大の利点は、作成工数の大幅な削減です。
通常、マニュアル作成では、記載する業務内容の整理だけでなく、「どのような構成にするか」「どうすれば見やすくなるか」といった構成・レイアウトの設計にも多くの時間がかかります。
テンプレートを使えば、この設計部分の時間をほぼゼロにできるため、本来時間をかけるべき「内容の精査」にリソースを集中させることができます。
テンプレートの役割は、効率化だけではありません。
「良い」テンプレートは、情報を分かりやすく伝えるための工夫が凝らされているため、活用することでマニュアルの品質向上にも繋がります。
例えば、図や表を挿入する最適な場所が示されていたり、読み手の理解を促すための構成が採用されていたりします。
これにより、作成者のスキルに依存せず、誰でも分かりやすいマニュアルを作成することが可能になるのです。
ここでは、会員登録不要ですぐに使えるものから、豊富なデザインが魅力のサイトまで、無料で利用できるマニュアルテンプレートの配布サイトを12個を厳選して紹介します。
ぜひご活用ください。
2.8万点以上の書式テンプレートを掲載する日本最大級のプラットフォームです。業務マニュアルだけでなく、ビジネスで利用するあらゆる書類のテンプレートが揃っています。無料会員登録で多くのテンプレートを利用できます。
※一部有料プランあり。
公式サイト: https://www.bizocean.jp/
マイクロソフト社が公式に提供するテンプレートサイトです。シンプルで実用的なデザインのマニュアルテンプレートが多数公開されており、Wordを使い慣れた方であれば誰でも簡単に編集・活用できます。
公式サイト：https://create.microsoft.com/ja-jp/word-%E3%83%86%E3%83%B3%E3%83%97%E3%83%AC%E3%83%BC%E3%83%88
Word同様、マイクロソフト社が公式に提供するPowerPoint用のテンプレートです。図やグラフを多用した、視覚的に分かりやすいプレゼンテーション形式のマニュアル作成に適しています。
公式サイト: https://create.microsoft.com/ja-jp/powerpoint-%E3%83%86%E3%83%B3%E3%83%97%E3%83%AC%E3%83%BC%E3%83%88
こちらもマイクロソフト社公式のExcel用テンプレートです。チェックリスト形式の業務手順書や、計算機能を生かした数値管理を伴うマニュアルの作成に強みを発揮します。
公式サイト: https://create.microsoft.com/ja-jp/excel-%E3%83%86%E3%83%B3%E3%83%97%E3%83%AC%E3%83%BC%E3%83%88
Googleアカウントがあれば無料で利用できる文書作成ツールです。クラウド上で共同編集が可能なため、複数人でマニュアルを作成・レビューする際に非常に便利です。
公式サイト: https://workspace.google.com/intl/ja_jp/products/docs/
Google版のPowerPointとも言えるツールです。PowerPointと同様に、視覚的なマニュアル作成に適しており、共同編集機能やWeb上での共有が容易な点がメリットです。
公式サイト: https://workspace.google.com/intl/ja_jp/products/slides/
Google版のExcelです。関数やチェックボックスを活用したインタラクティブなマニュアルや、進捗管理表を兼ねた手順書などの作成に向いています。
公式サイト: https://workspace.google.com/intl/ja_jp/products/sheets/
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ビジネス文書からデザイン素材まで、幅広いテンプレートを提供するサイトです。シンプルで見やすいデザインのものが多く、様々な業種で活用できるマニュアルテンプレートが見つかります。
公式サイト: https://www.templatebank.com/
経営者や個人事業主をターゲットとした情報サイトですが、無料で質の高いExcelテンプレートを多数配布しています。シンプルで実用性に特化したマニュアルテンプレートが特徴です。
公式サイト: https://bizroute.net/
WordとExcelで作成された、デザイン性の高いテンプレートを無料で配布しているサイトです。研修資料や顧客向けの説明資料など、デザイン品質を重視するマニュアル作成に役立ちます。
公式サイト: http://siland.jp/
ビジネスや法律関連の文書テンプレートを網羅的に扱うサイトです。シンプルながらも、業務マニュアルとして必要な要素がしっかり盛り込まれた、実用的なテンプレートが入手できます。
公式サイト: https://template.k-solution.info/
Excelで作成されたマニュアルテンプレートを専門に配布しているブログ形式のサイトです。操作マニュアルや業務引継書など、具体的な用途に合わせたテンプレートが豊富に揃っています。
公式サイト: http://templateexcel.com/blog-entry-963.html
効果的なマニュアルを作成するためには、計画的に作業を進めることが重要です。
ここでは、テンプレートを活用しながら、現場で本当に役立つマニュアルを作成するための具体的な7つのステップを解説します。この手順に沿って進めることで、手戻りを防ぎ、効率的に質の高いマニュアルを完成させることができます。
まず最初に「誰が、何のために、いつ読むのか」を定義します。
対象者が新人なのか、他部署の経験者なのかによって、説明の粒度や専門用語の使用レベルが変わります。この定義が曖昧なまま進めると、誰にとっても分かりにくいマニュアルになってしまうため、最も重要なステップです！
マニュアル作成の完了目標日を定め、そこから逆算してスケジュールを立てます。
情報収集、構成案作成、執筆、レビュー、修正といった各工程に必要な期間を見積もり、担当者を割り振ります。現実的な計画を立てることが、プロジェクトを円滑に進めるカギとなります。
選んだテンプレートの見出しを参考に、マニュアル全体の骨子（目次）を作成します。
ステップ1で定義した目的を達成するために、どのような情報を、どの順番で記載すべきかを整理します。この段階で関係者に構成案を共有し、内容に過不足がないか確認することで、後の手戻りを大幅に削減できます。
構成案に沿って、本文の執筆を開始します。
専門用語や社内用語は避け、誰が読んでも理解できる言葉で記述することを心がけます。
Point
文章だけでは伝わりにくい操作手順や複雑な概念は、スクリーンショットや図、イラストを積極的に活用しましょう。
特にシステム操作マニュアルなどでは、実際の画面キャプチャに矢印や囲み線で注釈を入れることで、読者はより理解しやすくなります。動画を埋め込むのもおすすめです。
完成したマニュアルは、必ず複数人にレビューを依頼しましょう。
対象読者となる人（例：新人）と、業務内容に精通している人（例：先輩社員）の両方に見てもらうのが理想です。
客観的なフィードバックをもとに内容を修正し、マニュアルの精度を高めていきます。
マニュアルを完成させたら、社内の所定の場所（ファイルサーバー、情報共有ツールなど）に保管し、対象者へ周知します。
どこに何のマニュアルがあるのかを一覧化し、いつでも誰でもアクセスできる状態を保つことが重要です。
また、マニュアルが活用されているかを定期的に確認し、内容を更新していく運用ルールも定めましょう。
マニュアル作成にテンプレートを導入することは、単に作業が楽になるだけではありません。企業の生産性向上に繋がるメリットが存在します。
標準化されたテンプレートを用いてマニュアルを作成することで、業務の引き継ぎや新入社員への教育にかかる時間と労力を大幅に削減できます。
フォーマットが統一されているため、教える側は説明しやすく、教わる側も直感的に内容を理解しやすくなります。
これにより、OJT（On-the-Job Training）担当者の負担が減り、新入社員もより早く独り立ちできるようになります。
マニュアルは、業務の手順や判断基準を明確にすることで、ヒューマンエラーを防ぐ役割を果たします。
テンプレートを活用して必要な項目を網羅的に記載することで、個人の経験や勘に頼った作業を減らし、業務品質を一定のレベルに保つことができます。結果として、組織全体の業務品質が向上し、顧客満足度の向上にも繋がります。
業務手順やシステムの仕様は日々変化するため、マニュアルは一度作成したら終わりではありません。定期的な更新が不可欠です。
テンプレートで作成されたマニュアルは構成が統一されているため、どこを修正すればよいかがわかりやすいです。これにより、更新作業が楽になり、最新の情報を保ちやすくなります。
多くの時間と労力をかけてマニュアルを作成しても、それが現場で活用されなければ意味がありません。
残念ながら、多くの企業で「作られたものの、誰にも読まれていない」マニュアルが数多く存在します。
ここでは、そういった問題とその解決策について掘り下げていきます。
参考：【Fullstar】DX推進およびDAPに関する実態調査第1弾(2024年度)
FullstarのDX推進およびDAPに関する実態調査では、マニュアルを作成・運用する担当者のうち、約60%が「マニュアルが十分に活用されていない」と感じているというデータがあります。
その主な理由として、「マニュアルがどこにあるか分からない」「どのマニュアルが最新版か不明」「文字ばかりで読む気がしない」といった声が挙げられます。
特にファイル形式のマニュアルは、情報の更新が難しく、検索性の低さも相まって、次第に使われなくなってしまうのです。
この「使われない」問題を解決し、本当に業務を効率化するためのカギは、情報へのアクセスのしやすさです。
ユーザーが「知りたい」と思ったその瞬間に、探す手間なく、必要な情報が目の前に現れる仕組みが理想です。
そこで注目されているのが、DAP（デジタルアダプションプラットフォーム）です。
DAPは、SalesforceやkintoneといったWebシステムやアプリケーションの画面上に、操作ガイドやチュートリアルを直接表示させることができるツールです。
ユーザーが操作に迷ったまさにその場所で、システムの画面上に「次はこちらをクリック」といったナビゲーションや、「この項目には半角数字で入力してください」といった注釈を表示できます。
これにより、ユーザーはマニュアルを探す必要がなくなります。
実際にDAPを導入した企業の約8割が、マニュアルの参照率向上や問い合わせ工数の削減といった効果を実感しています。
弊社が提供するDAP「Fullstar」は、プログラミング知識不要で、誰でも簡単にシステム上のガイドを作成し、マニュアルが見られる仕組みを作れます。
マニュアルが見られる仕組みを作る「Fullstar」とは？｜資料ダウンロード
DAP「Fullstar」を導入することで、マニュアルの運用課題を解決し、劇的な業務効率化を達成した企業の事例を2つご紹介します。ぜひ参考にしてください。
人気アニメーションを多数手がけるトムス・エンタテインメント様では、社内業務の問い合わせ対応や研修に多くの時間を取られていました。そこでDAPを導入した結果、業務に合わせたガイドを現場で即時表示できるようになり、紙やPDFマニュアルを大量に作成する必要がなくなりました。
その結果、マニュアル作成の工数が従来の5分の1にまで削減され、現場の自己解決率も向上しました。
→詳しい事例はこちら（株式会社トムス・エンタテインメント様）
エレクトロニクス商社のRYODEN様では、情シス部門への定型的な問い合わせが業務を圧迫していました。DAPを導入し、ERPや業務システムに直接ガイドを表示させる仕組みを構築し、マニュアルを“見に行かなくてもわかる”環境を作ることができ、問い合わせ件数が劇的に減少しました。
特に「初めて操作する画面」や「トラブルが起きやすい箇所」に限定してガイドを配置することで、ピンポイントで支援ができるようになり、現場からも高評価を得ています。
今回は業務マニュアル作成のための無料テンプレートサイトから、具体的な作成ステップ、そして作成したマニュアルを活用させるための仕組み作りまでを解説しました。
テンプレートを使って効率的にマニュアルを作成することは、業務改善の第一歩です。
しかし、本当のゴールは、そのマニュアルが現場で当たり前に使われ、組織全体の生産性が向上することです。
もし貴社が「マニュアルを作っても使われない」「システム導入後の問い合わせ対応に追われている」といった課題を抱えているなら、その解決策はマニュアルの質だけではないかもしれません。
DAP「Fullstar」が、どのようにしてこれらの課題を解決し、貴社のDX推進をサポートできるのか。まずは以下の資料で、その可能性をご確認ください。
なぜ、あの会社はシステム導入に失敗しないのか？成功の鍵「Fullstar」とは
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