kintoneアプリ活用で業務効率UP！マニュアル作成完全ガイド

「マニュアル作成って大変そう…」そう思っていませんか？

しかし、kintoneを活用すれば、誰でも簡単に手軽にマニュアル作成が可能になります。しかも、そのメリットは業務効率化だけにとどまりません。ペーパーレス化によるコスト削減、リモートワークの推進、情報共有の活性化といった、これまで思いもよらなかった利点が得られるのです。この記事では、kintoneを使ったマニュアル作成のメリットから始め、無料テンプレートや有料アドオンを使用したマニュアルアプリの比較（この部分は後述）、効率的なマニュアル管理のコツ、外部連携ツールの活用方法、そしてよくある落とし穴や事例など、kintoneでのマニュアル作成に関する情報を詳しく解説していきます。さらに、よくある質問にもお答えしていきますので、これからkintoneを使ってマニュアル作成を始める方はもちろん、すでに活用している方もぜひ参考にしてみてください。それでは、一緒にkintoneでのマニュアル作成をマスターし、業務効率をアップさせましょう！

なぜkintoneでマニュアル作成？メリットを徹底解説

kintoneは、業務アプリをノーコードで作成できるプラットフォームであり、マニュアル作成にも活用できます。kintoneでマニュアルを作成・運用することで、業務効率化、コスト削減、リモートワーク推進、情報共有活性化など、様々なメリットが得られます。

業務効率化に繋がるkintoneマニュアルの強み

kintoneで作成したマニュアルは、必要な情報をすぐに探し出すことができ、業務の標準化を促進します。これにより、担当者による業務の質のばらつきをなくし、誰でも一定レベルの業務遂行が可能になります。

kintoneのマニュアルは、単なる手順書の役割だけでなく、業務改善の基盤としても機能します。

ペーパーレス化を促進！コスト削減効果も

kintoneでマニュアルを電子化することで、印刷代、保管スペース、管理コストといった紙媒体にかかるコストを大幅に削減できます。また、ペーパーレス化は環境負荷の低減にも貢献し、企業のイメージアップにも繋がります。

場所を選ばない！リモートワークにも最適なマニュアル運用

kintoneはクラウド上で動作するため、インターネット環境があればどこからでもマニュアルにアクセスできます。これにより、リモートワークや出張先でも、オフィスと同様にマニュアルを参照しながら業務を進めることが可能です。

情報共有の活性化でチーム全体のスキルアップ

kintoneのマニュアルは、コメント機能やディスカッション機能を通じて、ユーザー同士が意見交換や質問をすることができます。これにより、マニュアルの内容に関する理解が深まり、チーム全体のスキルアップに繋がります。

kintoneを活用したマニュアル作成は、単なる業務効率化だけでなく、組織全体の成長を促進する有効な手段となります。

kintoneマニュアルアプリ徹底比較

kintoneは、自社に合わせた業務アプリを簡単に作成できるノーコードツールですが、マニュアル作成においてもその力を発揮します。ここでは、kintoneを活用したマニュアルアプリについて、無料テンプレートから有料アドオンまで徹底的に比較し、自社に最適なマニュアルアプリ構築を支援します。

無料テンプレートを活用！手軽に始めるマニュアル作成

kintoneには、100種類以上の無料テンプレートが用意されており、その中にはマニュアル作成に活用できるものも含まれています。これらのテンプレートを利用すれば、初期費用を抑えつつ、手軽にマニュアル作成を始めることが可能です。 

無料テンプレートは、まずkintoneでのマニュアル作成を試してみたい、という方におすすめです。

有料アドオンで機能拡張！自社に最適なマニュアルアプリ構築

より高度なマニュアル作成・管理を行いたい場合は、有料アドオンの利用を検討しましょう。有料アドオンは、無料テンプレートでは実現できない機能拡張を可能にし、自社のニーズに合わせたマニュアルアプリを構築できます。

例えば、Gibbons社の「manulet」は、kintoneの拡張機能として、マニュアルをサクサク作成できることを謳っています。 

目的別おすすめkintoneマニュアルアプリ紹介

kintoneのマニュアルアプリは、目的によって様々な種類があります。

• 操作マニュアル: kintoneの複雑なアプリでも、ツアーガイドやマニュアルを利用することでITの知識がなくてもkintoneが使えるようになります。
• 業務手順書: kintoneアプリで業務手順書を作成・管理することで、業務の属人化を防止できます。
• ナレッジ共有: 全社的なナレッジ共有を目的としたマニュアルアプリを構築できます。
• 新人教育: 新人教育の効率化を目的としたマニュアルアプリを構築できます。

自社の目的に合わせて、最適なマニュアルアプリを選びましょう。

料金、機能、使いやすさで比較！最適なアプリを見つけよう

kintoneのマニュアルアプリを選ぶ際には、料金、機能、使いやすさの3つのポイントを比較検討することが重要です。

• 料金: 無料テンプレート、有料アドオンそれぞれの料金体系を確認しましょう。
• 機能: 必要な機能が搭載されているか、将来的な拡張性があるかを確認しましょう。
• 使いやすさ: 直感的に操作できるか、サポート体制が充実しているかを確認しましょう。

各社の無料トライアル期間を利用して、実際に操作感を試してみることをおすすめします。

kintoneで社内マニュアルを効率的に管理するコツ

kintoneで社内マニュアルを作成するだけでなく、効率的に管理することで、その効果を最大限に引き出すことができます。ここでは、kintoneで社内マニュアルを効率的に管理するための4つの重要なコツをご紹介します。

バージョン管理で常に最新情報を共有

マニュアルは一度作成したら終わりではありません。業務内容の変更や改善に合わせて、常に最新の情報に更新する必要があります。kintoneでマニュアルを管理する際には、バージョン管理機能を活用し、常に最新の情報が共有されるようにしましょう。バージョン管理を行うことで、誤った情報に基づいて業務が行われることを防ぎ、常に最適な業務遂行をサポートします。

kintoneには標準的なバージョン管理機能は搭載されていませんが、以下の方法で代替できます。

• レコードの履歴管理：kintoneのレコード編集履歴を活用し、変更内容を記録する。
• ステータス管理：マニュアルの作成状況や承認状況をステータスで管理する。
• プラグイン/連携サービス：バージョン管理機能を提供するプラグインや外部サービスと連携する。

権限設定で情報漏洩リスクを防止

社内マニュアルには、機密情報や重要なノウハウが含まれている場合があります。kintoneの権限設定機能を活用し、アクセスできるユーザーを制限することで、情報漏洩のリスクを防止しましょう。役職や部署、担当業務などに応じて適切な権限を設定することで、安全なマニュアル運用を実現できます。

kintoneの権限設定では、以下の設定が可能です。

• アプリ全体のアクセス権：アプリへのアクセスを許可するユーザー/グループを設定する。
• レコードのアクセス権：レコードごとにアクセス権を設定し、特定のユーザー/グループのみが閲覧・編集できるようにする。
• フィールドのアクセス権：フィールドごとにアクセス権を設定し、特定のユーザー/グループのみが編集できるようにする。

検索性を高める！効果的なタグ付けとカテゴリ分け

必要な情報に素早くアクセスできるように、マニュアルの検索性を高めることが重要です。kintoneのタグ機能やカテゴリ分け機能を活用し、マニュアルを整理しましょう。キーワード検索だけでなく、タグやカテゴリからも目的の情報にたどり着けるようにすることで、マニュアルの利用頻度を高めることができます。

効果的なタグ付けとカテゴリ分けのポイントは以下の通りです。

• 共通認識を持つ：部署やチーム内でタグやカテゴリの定義を統一する。
• 粒度を意識する：細かすぎず、大雑把すぎない適切な粒度で設定する。
• キーワードを網羅する：ユーザーが検索しそうなキーワードを洗い出し、タグとして設定する。

更新履歴を記録！変更内容を把握しやすく

マニュアルを更新した際には、変更内容を記録しておくことで、過去のバージョンとの比較や変更理由の把握が容易になります。kintoneのコメント機能や履歴管理機能を活用し、更新履歴を記録しましょう。誰が、いつ、どのような変更を行ったのかを明確にすることで、マニュアルの信頼性を高めることができます。

更新履歴の記録方法としては、以下の方法があります。

• レコードのコメント欄：レコードのコメント欄に変更内容を記載する。
• 変更履歴フィールド：変更履歴を記録するための専用フィールドを作成する。
• プラグイン/連携サービス：変更履歴管理機能を提供するプラグインや外部サービスと連携する。

これらの4つのコツを実践することで、kintoneで作成した社内マニュアルを効率的に管理し、その効果を最大限に引き出すことができます。マニュアルは作成して終わりではなく、継続的に改善していくことで、より価値のある情報資産へと成長させることができます。

標準機能だけでは不十分？外部連携ツールでマニュアル作成をパワーアップ

kintoneの標準機能だけでも十分にマニュアル作成は可能ですが、外部連携ツールを活用することで、さらに分かりやすく、効率的なマニュアルを作成・運用することができます。ここでは、マニュアル作成をパワーアップさせる外部連携ツールについて解説します。

動画作成ツール連携で分かりやすいマニュアルを

テキストや画像だけでは伝わりにくい作業手順や操作方法も、動画を活用することで格段に分かりやすくなります。動画マニュアルは、特に複雑な操作や、動きを伴う作業の説明に効果的です。

kintoneと動画作成ツールを連携することで、作成した動画マニュアルをkintoneアプリに埋め込んだり、kintoneのレコード情報と紐付けて管理したりすることが可能になります。これにより、マニュアルの検索性や管理性が向上し、より効果的なマニュアル運用を実現できます。動画マニュアルを社内で共有すれば、業務を標準化・効率化できます。

チャットツール連携で質問対応をスムーズに

マニュアルを読んでも疑問点が解決しない場合、質問対応が必要になります。kintoneとチャットツールを連携することで、質問対応をスムーズに行い、ユーザーの疑問を迅速に解決することができます。

kintoneアプリにチャットボットを組み込んだり、kintoneのレコード情報とチャットツールを連携させたりすることで、質問対応の効率化を図ることができます。

他システムとの連携で情報の一元管理を実現

マニュアルは、他の業務システムと連携することで、より効果を発揮します。例えば、顧客管理システム（CRM）と連携すれば、顧客対応に関するマニュアルを顧客情報と紐付けて管理することができます。

API連携やkintoneの連携サービスを活用することで、様々なシステムとの連携を実現し、情報の一元管理と業務効率化を図ることができます。

おすすめ外部連携ツール紹介

kintoneと連携できる外部ツールは多数存在します。ここでは、マニュアル作成に役立つおすすめの外部連携ツールをいくつかご紹介します。

上記以外にも、様々な外部連携ツールがありますので、自社のニーズに合わせて最適なツールを選びましょう。

まとめ

本記事では、kintoneアプリを活用したマニュアル作成の重要性から、具体的なアプリ比較、効率的な管理方法、外部連携ツールの活用、よくある失敗とその対策、成功事例、そしてFAQまで、網羅的に解説しました。

kintoneを最大限に活用することで、業務効率化、コスト削減、情報共有の活性化、チーム全体のスキルアップを実現できます。

kintoneでのマニュアル作成は、単なるドキュメント作成に留まらず、組織全体の知識を共有し、成長を加速させるための重要な戦略です。自社の課題やニーズに合わせて、最適なマニュアル作成方法を見つけ、継続的な改善を心がけることで、その効果を最大限に引き出すことができるでしょう。

今すぐkintoneアプリを活用して、マニュアル作成を始め、業務効率化と組織全体のスキルアップを実現しましょう！