マニュアルをわかりやすく作成することは、業務を早く・正確に進めるために必須条件です。分かりやすいマニュアルが無い場合（逆にわかりづらいマニュアルになっている場合）は、業務に迷ったり人に聞く工数が発生し、業務を滞らせてしまう可能性もあります。
加えて、作成したマニュアルやガイドが現場で参照されずに埋もれてしまうケースは、さまざまな業種で後を絶ちません。読み手の状況や利用シーンを十分に想定していないと、どれほど丁寧に作られた内容でも、日々の業務にうまくなじまず、やがて使われなくなってしまいます。
マニュアルの内容を現場で活かすには、「どのように伝えるか」だけでなく、「読み手がどうすれば理解しやすいか」という視点を持つことが大切です。
本記事では、現場で使われるマニュアルにするために、押さえておきたい5つのポイントを解説します。デザインや書き方の工夫に加えて、伝わりやすさを助ける便利なツールもご紹介します。
マニュアルが使われるようにする運用ノウハウが気になる方は、デジタルアダプションプラットフォーム「Fullstar」の資料をご覧ください。
マニュアルの60%は「読まれない」ため、内容をわかりやすくすることに加えて「使われるようにすることが重要です。
システム上にマニュアルの該当ページのリンクを設置したり、補足情報を案内する「？」ボタンをノーコードで設置できる「Fullstar」で、せっかく作ったマニュアルを有効活用しましょう。
【マニュアル・FAQ作成をご検討の方へ】
優れたマニュアル・FAQの効果をさらに最大化させる方法をご存じですか？
システムの画面上にマニュアルを「吹き出しガイド」形式で直接表示する仕組み（dap）で、マニュアルを探しに行く必要が無く、システムの”定着化”と”問い合わせ削減”を同時に実現できます。
「問い合わせ90%削減」や「申請差し戻し47%削減」、「95%がマニュアル以上に分かりやすいと回答」など、具体的な取り組みを資料にまとめました。
◆詳細と事例はこちら ＞
目次
まず、わかりやすいマニュアルとはどんなものでしょうか？Geminiに聞いてみました。
Q：『わかりやすいマニュアルの「わかりやすい」をロジックツリーで分解して。』
A：『「わかりやすいマニュアル」とは、利用者が「情報をすぐに見つけられ」「内容を正しく理解でき」「実際に行動に移せる*状態を指します。」
つまり、わかりやすいマニュアルの３大要素は「見つけやすさ、理解しやすいさ、実行しやすさ」です。マニュアルの目的は「業務を正しく遂行できるようにする」ためであり、内容がわかりやすいだけでなく、見つけやすい導線や運用をすることと、それが業務にそのまま使えるかどうかという観点で作成するべきだといえます。
具体的に解説していきます。
マニュアルや手順書は、誰が読んでも同じように作業できることを目指して作成されます。読む人が迷わず手を動かせて、必要な情報にすぐアクセスできる状態が、使いやすいマニュアルのひとつの基準です。単に手順を並べるのではなく、誰が・どの場面で使うかを見据えた設計が求められます。
たとえば、新人や未経験者にとっては、専門用語や操作の背景について丁寧な補足があるかどうかで、理解のしやすさが変わってきます。逆に、ある程度経験のある人には、細かすぎる説明がかえって邪魔になり、必要な情報を見落としてしまうこともあるでしょう。どの立場の人にも伝わる内容にするためには、読み手ごとの理解度や業務経験を踏まえて作ることが重要です。
また、手順の流れが直感的であることもポイントです。何をどの順番で進めるのかが一目でわかる構成になっていれば、読みながらそのまま作業に移ることができます。
上記の画像は社内の「記事ライティングルール」マニュアルですが、このように作業の流れがわかるよう、実際の操作画面の画像を差し込んだり、例示をすることでこれを真似すればよいと分かるため、業務を滞らせることないわかりやすいマニュアルとなります。
これは最低限ですが、これらのように、事前準備が冒頭にまとめられている、操作が段階的に整理されているなど、情報が流れに沿って配置されていることが求められます。
しっかりと設計されたマニュアルは、新人教育や業務の引き継ぎにかかる時間を短縮し、属人化のリスクを抑える効果も期待できます。読む人の負担を減らし、スムーズに作業へ移れる設計こそ、伝わりやすいマニュアルといえます。
ではなぜ、「マニュアルがあっても使われない」といった状況が生まれてしまうのでしょうか。現場で使われなくなるマニュアルには、共通するつまずきがいくつか見受けられます。
代表的なのは、説明の前提が抜け落ちているパターンです。たとえば「設定を有効にしてください」とだけ書かれていても、どこでその設定画面を開くのかが示されていなければ、読み手は迷ってしまいます。操作の順序に沿ったガイドになっていないと、途中で手が止まり、誰かに確認を取る手間が発生してしまいます。
また、情報の配置や順番が正確ではないと、読み進めながら操作することが難しくなります。複数の工程が一画面に詰め込まれていたり、後半で必要な準備が突然出てきたりすると、どこから手をつけるべきかがわからなくなります。加えて先ほどの画像のように、操作手順がわからない（どの画面にあるどのボタンを押せばいいか分からない）ことや、ツール特有の名称で記載されていたり、数字やテキストの羅列のみのマニュアルだと、結局「読んでも分からない」マニュアルになってしまいます。
読み手の立場や理解のプロセスに目を向けず、作り手だけの論理で並べられた情報では、業務の混乱や手戻りを招くだけです。マニュアルを作る際には、「とりあえず書く」ではなく、「どう読まれるか」を軸に構成を考えるようにしましょう。
マニュアルは、必要な情報を正確に伝えるための設計図のようなものです。ただ手順を並べるのではなく、誰にどのように伝えるかを意識して作成することで、初めて業務に活かせる内容になります。ここでは、わかりやすいマニュアルを作成するにあたって押さえておきたい5つの視点をご紹介します。
最初に明確にすべきなのは、誰に向けたマニュアルかということです。読み手の知識量や業務経験、使用するタイミングによって、求められる説明のレベルや表現方法は大きく変わります。
「誰にでも使ってもらえるように」と意識しすぎると、内容がぼやけ、結果として誰にも刺さらないものになってしまいます。新入社員にはわかりにくく、経験者にはくどく感じられるといった状態は避けなければなりません。
対象読者と使用目的をはっきりさせることで、伝えるべき範囲や語句の選び方に一貫性が生まれます。読み手に合わせた設計は、マニュアル全体の伝わりやすさにつながります。
内容の正確さと同じくらい、情報の順序や流れも重要です。事前準備や操作手順、補足説明が混在していると、どこから読めばよいのか分かりづらくなり、作業の妨げになります。
こうした混乱を防ぐには、最初に全体の構造を描くことが欠かせません。見出しの順序や段落の区切りによって、情報の流れが視覚的に見えるようになります。読みながら手を動かせる構成であれば、マニュアルへの信頼感も高まります。
また、「どこまでが1ステップなのか」「操作と確認の順番はどうか」といった点まで設計しておくことで、作業の途中で迷うリスクを減らせます。構成は読みやすさと作業効率の両方に関わります。
文章だけでなく、視覚的な整理もマニュアルの活用度に影響します。文字が詰まりすぎていたり、見出しや注意点が目立たなかったりすると、必要な情報にたどり着くのが難しくなります。
なかでもレイアウトの工夫は、読み手の視線の流れを整えるための有効な方法です。段落ごとの余白やフォントの強弱、図解などを活用することで、情報を一目で把握できる構成になります。
どこに何が書かれているかを瞬時に判断できる状態をつくることが、「わかりやすいマニュアル」の基本です。
どんなに正確な情報でも、文章がわかりづらければ伝わりません。マニュアルは業務の合間に読むことが多いため、一文が長かったり、動作の順序が曖昧だったりすると、内容の理解が滞ります。
マニュアルの文章を書く際は、ひとつの文に複数の動作を詰め込まず、できるだけ一項目ずつ記載するようにしましょう。主語と動作の対応を明確にし、専門用語や略語には補足を添えることで、読み手の負担を減らせます。
特に「読んで理解する」だけでなく、「読んでそのまま動ける」ことが求められる場面では、言葉の設計が重要になります。頭にスッと入る表現が、マニュアルの使いやすさを大きく左右します。
マニュアルは一度作って終わりではなく、使われながら育っていくものです。業務内容や社内システムが変化すれば、マニュアルの内容も見直しが必要になります。
しかし、更新のタイミングが不明確だったり、担当者が決まっていなかったりすると、マニュアルはすぐに現場の実態とずれていきます。内容が古くなったまま放置されている状態では、かえって誤解や手戻りの原因になってしまいます。
読み手からのフィードバックを受け取れる体制をつくり、定期的な更新を仕組みに組み込むことで、マニュアルは現場で生きた情報源になります。運用ルールと担当の明確化が、継続的な改善につながります。
マニュアルが読まれるかどうかは、内容の良し悪しだけでは決まりません。文字の詰まり具合や情報の並べ方ひとつで、読み手の負担は大きく変わってきます。ここでは、視覚的な工夫をすることで「読まれるわかりやすいマニュアル」に近づけるためのポイントを解説します。
マニュアルを開いたとき、最初に視線が向かうのは、見出しや強調された文言、アイコンなどの目に留まりやすい部分です。操作の注意点や選択肢の分岐など、間違えやすい箇所こそ視認性を高めることが大切です。
すべての情報が同じトーンで書かれていると、読み手はどこに注目すべきかわからず、重要な記述を見落とすことがあります。強調したい箇所には、太字や色分け、ピクトグラムの挿入などを活用することで、意図した情報に自然と目が向くように設計できます。
読み手が迷わず動ける構成をつくるには、「何を伝えるか」だけでなく、「どこに目を向けてもらうか」の視点を持つことが欠かせません。
操作手順や設定の説明が複雑になると、テキストだけでは伝わりにくくなる場面があります。そんなときは、視覚的な補足を取り入れることで、理解しやすさを高めることができます。
クラウドサーカスが提供するカスタマーサクセスツール「Fullstar（フルスタ）」では、操作画面に合わせて、ツールチップ（補足説明）を設置できます。マウスを項目に重ねると、関連する情報がポップアップで表示されるため、わざわざマニュアルを開き直さなくても、その場で内容を確認できます。
▲「Fullstar」のツールチップ表示例
ツールチップ機能を利用すれば、ユーザーは操作を中断することなく進められます。設定ミスや確認漏れを防げるだけでなく、業務全体の効率化を図れます。問い合わせの削減や新人教育の負担軽減といった副次的な効果も見込めます。
「読まないとわからない」から「見て理解できる」へと変える工夫が、マニュアルの定着を支えます。紙やPDFでは補いきれない部分も、デジタルガイドなら自然な形で補完できます。
関連記事：ツールチップとは？UX向上から、カスタマーサクセスのテックタッチ施策としての活用ポイント～
静的な図や文章では伝わりづらい操作も、動画で見せると理解が早まることがあります。画面遷移やドラッグ操作など、動きを伴う手順は動画で補完することで、文章を読む前から概要をつかんでもらうことができます。
すべての操作を動画で説明する必要はありませんが、複雑な工程や問い合わせの多い箇所に絞って挿入すれば、読解のストレスを減らし、作業の習得速度を高める助けになります。短く、要点が絞られた動画であることが前提です。
「見ればわかる」という感覚を支える補助ツールとして、動画は非常に有効な手段の一つです。
情報量が多いマニュアルほど、レイアウトの余白が理解に影響します。文字や図が詰め込まれていると、どこから読み始めればよいのか判断しづらくなり、結果として読まれない資料になってしまいます。
段落と段落の間には行間を設け、操作の区切りごとに適度なスペースを配置するなど、視線の流れを遮らない構成を意識しましょう。スマートフォンやタブレットでの閲覧を想定する場合、1ブロックの情報量は少なめに区切っておくとスムーズに読まれます。
文字が詰まりすぎていたり、情報の強弱がついていない構成では、読むだけで疲れてしまいます。適度に余白があり、視線の流れを意識したレイアウトであれば、読み手が内容を素早く把握しやすくなります。
読み手の理解度に合わせた表現を意識することで、内容が自然に頭に入るわかりやすいマニュアルを作ることができます。ここでは、文章の書き方にフォーカスし、マニュアルとしてのわかりやすさを高める方法をご紹介します。
業務に慣れている方にとっては当然の表現でも、初めて内容に触れる人には意味が伝わりにくいことがあります。略語や社内独自の言い回しが含まれていると、読み進めにくさの原因になります。
そこで意識したいのが、専門用語を避けるだけでなく、必要に応じて簡単な補足を加えて理解を助けることです。知識の前提が異なる場合には、単に語句を置き換えるだけでは伝わりません。説明の順序や前後の文脈を整えることで、スムーズに内容を理解してもらいやすくなります。
特に新人や異動してきた方などには、注釈や一言補足を添えることが効果的です。「わからない言葉がない状態」に近づけることで、読み手の不安や手間を軽減できます。専門用語の使用は最小限に留め、必要に応じて補足を加えることで、全体としてわかりやすいマニュアルになります。
マニュアルを見ながら別の画面で操作する形式では、都度手を止める必要があり、作業の流れが断続的になりがちです。操作画面内に補足が表示される仕組みがあれば、内容を確認しながらそのまま作業に取りかかれます。
たとえば画像のようなデジタルガイド（ツールチップ）をシステム画面上に設置すると、ページ遷移なしで必要な情報やマニュアルにアクセスできます。特定の項目にカーソルを合わせるだけで内容がポップアップされるため、次のアクションに自然と移りやすくなります。
画面上に補足を表示することで、作業の流れを止めることなく業務を進行できます。マニュアル閲覧への心理的な抵抗感を軽減し、現場での運用効率を保ちながら習熟をサポートする役割を担うことも可能です。
ひとつの文に複数の動作が含まれていると、次に行うべき操作があいまいになり、読み手が迷いやすくなります。操作や設定の手順は、できるだけ1項目ずつ分けて書くことが大切です。
以下は、文章の分解によってどのように理解しやすくなるかを比較したものです。
例）改善前の記述
「管理画面を開いて設定を確認し、必要に応じて変更して保存してください。」
例）改善後の記述
手順を一つずつ明示するだけでも、「どこから始めるか」「どの順で進めるか」が把握しやすくなります。操作に慣れていない方でも安心して作業に取り組める構成となり、全体の見通しがよくなります。
文章が長くなると、要点を見つけにくくなります。条件や注意点などを伝える場面では、箇条書きを使うことで視線が留まりやすくなり、読みやすさが上がります。
特に操作に入る前に確認すべき項目がある場合は、チェックリスト形式が有効です。読み手が手を動かしながらひとつずつ確認できるようにしておくことで、手順全体が頭に入りやすくなります。
例）操作前に確認しておくこと☑ ネットワークが安定している☑ 必要なログイン情報を控えている☑ 操作対象のファイルを事前に保存している
箇条書きやチェックリストを活用することで、情報が整理され、読みやすい構成になります。現場で自然に使われるマニュアルに仕上げるには、常に読み手の視点を意識した設計が求められます。
社内システムを導入しても、「操作が難しい」「習熟に時間がかかる」といった声があがることは珍しくありません。マニュアルをわかりやすく整備して、使う人は業務をしっかり遂行できますが、実際の業務中にはほとんど参照されず、「そもそもマニュアルがどこにあるか分からない」など定着に結びつかないケースが多く見られます。
このような背景から、操作中の画面上にガイドを表示する「デジタルアダプションツール（DAツール）」が注目されています。デジタルアダプションとは、業務システムをユーザーに定着させるための支援手法です。ツールを通じて実際に操作しながら内容を把握できるため、マニュアルを都度確認する手間が減り、利用者が迷わずに業務を進められる環境を整えられます。
クラウドサーカスが提供するFullstarは、社内システムの「使いにくさ」や「定着しない」といった課題に対応するノーコード型のデジタルアダプションツールです。社内の申請システムやポータルサイト、業務アプリケーションなどにナビゲーションを組み込み、利用者の画面操作をリアルタイムで支援します。
以下のような機能を通じて、日常的なシステム活用を後押しします。
業務中にその場で必要な情報が得られることで、つまずきが減り、属人的なフォローに頼らない運用が可能になるうえ、ガイド上にマニュアルの該当ページのリンクを設置しておけば、作業の途中でマニュアルを探す手間なく必要なマニュアルを閲覧でき、業務遂行度が格段に上がります。OJTの補助や業務フロー変更時の対応にも応用でき、定着支援の手段としても柔軟に活用できます。
そのためにもわかりやすいマニュアルは必要ですが、それを活用してもらう仕組みとして、デジタルアダプションプラットフォームは非常に効果的です。
主な機能や導入事例については、以下の資料でご覧いただけます。
無料プランで始める
書類不要！最低利用期間なし！
ずっと無料で使えるアカウントを発行
