近年多くの企業では、現場の力強いニーズに応える、使いやすいシステムが企業で求められています。ビジネス環境のデジタルシフトが加速する中、単なるシステム導入だけでは企業の競争力は高められません。現場の課題に寄り添い、スムーズな業務遂行をサポートするユーザビリティの高いシステムを提供することが不可欠です。加えて、導入後も徹底したフォローアップを行い、最大限の活用を図ることが重要です。本記事では、企業のDX推進における課題と賢い戦略についてご紹介します。
デジタルトランスフォーメーションの潮流が押し寄せる中、情報システム部門やDX推進部門の役割はますます重要性を増しています。これらの部門は、企業がデジタル技術を活用して業務効率化やビジネスモデル変革を実現する中心的な役割を担っているのです。情報システム部門は、ERPやグループウェア、CRMなどの基幹システムから、営業支援システム、人事労務システムに至るまで、様々な業務システムの導入と運用管理を一手に統括しています。一方のDX推進部門は、IoTやAI、RPA、ブロックチェーンなどの革新的なデジタル技術を業務に取り入れ、抜本的な業務プロセスの見直しやイノベーティブなビジネスモデルの創出を主導する使命を帯びています。 こうした部門が常に意識しているのは、導入したシステムやデジタル技術の活用を通じて、業務効率化やコスト削減、生産性向上、新たな付加価値創出を実現することです。しかし残念ながら、実際には多くの企業で新しいシステムの導入に失敗し、投資効果が出ず十分な活用に至らないケースが散見されています。
社内システムを導入すると以下のような課題が生じる可能性があります。
2-1. 従業員への教育が不十分
社内システム導入に失敗する最大の理由は、従業員への教育とフォローアップ体制が不十分なことにあります。マニュアルを配布しただけで本格運用を開始してしまい、ユーザーの理解が追いつかないまま放置されてしまうケースが多発しています。加えて、プロジェクト責任者の異動などで適切なフォローアップ体制が持続されず、ユーザーは新システムに馴染めず活用が進まない状況に陥ってしまいます。
2-2. 現場の求めるものとかけ離れた機能設計
さらに、社内システムの機能や操作性が従業員のニーズと合っていない、現場の実際の業務プロセスを反映できていないことも大きな障害となっています。単に従業員の声を拾っただけでなく、現場を深く理解した上で機能設計を行わないと、ユーザビリティに課題が残ってしまいます。そうした場合、社内の受け入れ体制そのものが難しくなり、操作ミスが多発したり活用が滞ったりするリスクが高まります。さらに、将来の業務変化に合わせた機能拡張の柔軟性が欠けていれば、先行き数年でシステムが陳腐化し、投資効果が著しく低下してしまう危険性もあります。
2-3. 部門間のコミュニケーション不足
加えて、新システムの意義や活用メリットに対する社内の周知不足、経営層から現場の管理職まで理解とリーダーシップが十分に発揮されない場合も多々あり、結果として従業員のモチベーション低下を招いてしまいます。組織全体で新システムの重要性を共有できなければ、特に現場の人が新システムを受け入れる気運は決して高まりません。部門間の連携不足や責任範囲の曖昧さなど、組織的な課題も存在し、システム活用を阻害する一因となり得ます。
このように様々な理由が複雑に絡み合い、せっかくの投資が無駄に終わってしまう事例が多発しているのが実情です。コスト面での直接的な損失に加え、生産性低下などの機会損失まで含めれば、経営に与えるダメージは計り知れません。
3-1. サポート体制を構築
こうした無駄を防ぎ、システム投資から最大の効果を引き出すには、導入の計画段階から運用フェーズまで一貫したユーザーサポート体制を構築することが不可欠です。具体的には、分かりやすいFAQマニュアル作成と導入教育の実施、運用開始後の相談窓口の常設と継続的なフォローアップ、ユーザー分析に基づく個別の使い方指導や再教育の実施、ユーザーからの改善提案を収集し反映するプロセスの構築など、従業員の理解を深め活用を促進するための継続的な取り組みが重要なのです。 多くの企業では社内システムを導入するだけで、導入後のフォロー体制が整っていません。FAQマニュアル改善や機能のブラッシュアップ、業務フローの見直しなど、継続的な改善サイクルを回すことが不可欠です。そのためにも、ユーザーからのフィードバックを確実に収集し、確実に反映するプロセスとチャネルを構築しなくてはなりません。
3-2. 現場のニーズを把握
システムの企画段階から現場に深く入り込み、実際の業務プロセスとユーザーニーズを徹底的に把握した上で、機能設計とユーザビリティの向上を図ることです。単に要件定義をするだけでなく、現場との濃密なコミュニケーションを重ね、目線を合わせることが不可欠です。現場のニーズを100%反映したシステムでなければ、いくら教育を実施してもユーザーの主体的な活用は望めません。加えて、拡張性の高い設計によって、柔軟に機能改善できるシステムを実現しなければ、長期的な活用は見込めなくなります。
3-3. リーダーシップの強化
さらに、経営陣から現場の従業員に至るまで、システムの重要性と活用によるメリットに対する理解を組織全体で共有することがシステム導入を成功させるために非常に重要です。丁寧な社内周知とトップのリーダーシップ、管理職の積極的な関与を通じてシステムの意義を徹底的に浸透させる必要があります。加えて、部門間の緊密な連携体制を構築し、役割分担と責任範囲を明確化することも欠かせません。情報システム部門やDX推進部門は、単にシステムを導入するだけでなく、従業員視点で利便性の高いシステムを提供し、その先の本格活用に向けた戦略的なアプローチを実践することが極めて重要なのです。
そこで、システムの導入から本格活用までを効果的にサポートするデジタルアダプションツール「Fullstar」の活用が有力な解決策となります。Fullstarには、ユーザーの疑問に24時間365日対応でき、リアルタイムで画面上にガイドを表示してユーザーをサポートする機能があります。また、ユーザーの操作ログを分析し、使いこなせていないユーザーを可視化する機能も備わっています。さらに、アンケートやネットプロモータースコア(NPS)の機能を通して、社内ユーザーの実際の声を広く拾い上げることができます。こうしたユーザーフィードバックは、社内システムの改善施策を検討する上で重要な判断材料となります。Fullstarは、導入から活用までのプロセス全体をデジタルでサポートし、システム活用を大きく促進するのです。情報システム部門やDX推進部門が、Fullstarをはじめとするデジタルアダプションツールを賢く活用することで、導入から活用に至る一連のプロセスを効率的に管理でき、ユーザビリティが飛躍的に向上します。結果として、システム投資から最大限の効果を引き出す事ができます。
DX時代においては、情報システム部門やDX推進部門が中心となり、単なるシステム導入ではなく、その先の本格活用に向けた戦略的なアプローチが何より重要になります。現場のニーズを徹底的に把握し、ユーザビリティの高く拡張性に富むシステムを提供すると同時に、導入後の徹底した活用支援を行うことで、企業のDXを確実に加速できるはずです。また、経営層から現場に至るまでシステムの重要性を浸透させ、部門を越えた緊密な連携体制を構築することが非常に重要です。そうした前提の下で、デジタルアダプションツールなどのツールを積極活用し、現場の従業員一人ひとりに対する手厚いサポートを展開することで、価値のあるDX推進を実現できるでしょう。
