Cloud CIRCUS 広報部
クラウドサーカス株式会社が提供する、デジタルアダプションプラットフォーム「Fullstar」を導入したお客様の事例をご紹介します。
こちらはシリーズの第二弾です。第一弾のインタビューを確認したい方は ▶こちら から。
今回は株式会社トムス・エンタテインメント 情報システムの河瀬様、高瀬様、渡邉様、中川様に取材をさせていただきました。
アニメーション作品の企画・制作・販売・配給及び輸出事業をトータルかつグローバルに展開。
『ルパン三世』『それいけ！アンパンマン』『名探偵コナン』に代表される国民的アニメ作品の継続的な制作を行い、そのノウハウを基に2022年からアニメーション制作の効率的な工程管理ができる「ProGrace」をリリース。
山田：
まずは、今回Fullstarをご導入いただいた経緯について教えてください。
河瀬様：
全ての社内システムにおいて、社員の習得度を一定のレベルに引き上げていきたいと考え、Fullstarを導入しました。
アンケートをとった際に、社内で利用率が低いシステムと高いシステムがあると分かり、DAP（デジタルアダプションプラットフォーム）を導入することで利用率が低いものは利用率を高め、既に利用率が高いものは利便性や操作性を向上させていきたいと考えていました。
当時はシステムごとにマニュアルが用意されてはいたものの、システムから直接遷移できない状態だったため社員に見てもらえず、せっかく作ったマニュアルが見られずにお問い合わせが来てしまうような状況でした。
マニュアルの作成自体に時間と手間がかかってるにも関わらず、それが見てもらえてなかったのが一番の課題でした。
そんな時、たまたまビジネス系情報誌の広告でDAPに関する内容を見て、「これは良いな」と思いベンダーさんとお話してみました。
ただ想定よりも価格が高く、費用対効果が合わないのではないかと考え、この時は一度DAPの導入を断念してしまいました。
そこから月日が流れてDAPのニーズも徐々に高まってきた中で、クラウドサーカスさんとお話しする機会をいただきFullstarの導入を決めました。
山田：
次にFullstarをご導入いただいた経緯について教えてください。
河瀬様：
Fullstarを選んだ理由は大きく分けて2つあります。
まず1つ目は、伴走支援があった点です。
価格の安さに惹かれてFullstarを試験的に運用しはじめた中で、ツールを導入して運用するリソースを確保するのが大変だと痛感していた時、運用面でもサポートしてくださるとご提案いただいたのが大きかったです。
他社様からも同じような伴走支援についてご提案いただきましたが、費用対効果を考えた時に価格が高く、経営陣がコミットできるかと言われると難しい部分がありました。
そして2つ目の理由は、1つのプランで複数のシステムに対応できる点です。
社内で利用している全てのツールにDAPを導入していきたいと考えていた中で、システムごとに料金が発生する従量課金制ではコストがかさんでしまうため、実現が難しいと考えていました。
社内の利用率が低いシステムから高いシステムまで、ユーザーの習得度を一定のレベルに上げていきたいと考えた時、それが実現可能だったのがFullstarでした。
実際に社内の経費精算システムなど複数のシステムにFullstarを導入し、マニュアル資料への導線設計や入力補助などで活躍してくれています。
山田：
次にFullstarの具体的な活用方法を教えてください。
河瀬様：
申請する際に操作ガイドを使って入力を補助したり、マニュアル資料への導線にツールチップを活用したりと、Fullstarの活用方法は多岐にわたります。
ユーザー（社員）の動きも可視化できて改善につなげられるので、非常に助かっています。
Fullstarのポテンシャルを120%以上引き出しているような気がしますね。
また申請系のシステムにFullstarのツールチップを導入した結果、ユーザーの滞在時間が5分以上減少したページもあるなど、数字で見てもFullstarの導入が社員の負担軽減に繋がっていると感じています。
実装例としては、ツールチップで各項目の入力例や注意事項を表示しています。
具体的には、経理担当から聞いた、問い合わせでよくある質問については社員が入力内容のイメージが付けやすいように過去の申請をもとに入力例を設置しております。
また私たち自身が実際にこの申請系のシステムを使うユーザーなので、実体験をもとにユーザー目線で、差し戻しされたことのある箇所や躓きやすい箇所に注意文を設置しております。
申請系のシステムのチュートリアルに関しては、初めて申請をおこなうユーザーに対して操作補助を行うのは勿論のこと、毎日利用するユーザーが少ないので、既に利用しているユーザーに対しても忘れやすい箇所を補うものとしても一役買ってくれているように感じます。
（クラウドサーカス 橋口浩暉、山田昌美）
山田：
次にFullstar導入により実感できた効果を教えてください。
河瀬様：
社内で開いていた「システム利用に関する説明会の開催数」が大幅に減少しました。
多忙な社員を説明会に呼ぶ際、メールの一斉送信だと厚かましく思われてしまう恐れがあり、かと言って個別で呼んでも半強制的に参加させることになったりしたため、丁度良い折衷案としてFullstarを使って情報を届けるようにしています。
社員に対してお節介すぎない、カジュアルなアナウンスができる点はとても助かっています。
Fullstarで画面内の基本的な操作案内を出せるようになり、説明会1回あたりの時間が「1時間」から「30分」になり、開催する側と参加する側の両方にメリットがあると感じております。
特に新卒社員は入社後からシステムの利用方法以外にも様々な情報をインプットしており、いざシステムを利用する時には記憶が抜け落ちてしまっていることも多いため、実際に操作するタイミングでチュートリアルやガイドを出せるのはとても効果的だと思います。
※説明会コスト削減イメージ（例：従業員300名に説明会を行う場合）
中川様：
新卒として入社してすぐに申請系の社内システムを利用する機会がありましたが、入力欄に何を入れたら良いのかが分からず、Fullstarのツールチップにある説明を見てはじめて「これを入力すれば良いのか」と理解できました。
そもそもマニュアルが別のところに用意されていることも知らなかったので、その場で疑問を解決できるのはとても助かりました。
渡邉様：
またクラウドサーカスさんにFullstarのコンテンツ作成を代行してもらっているため、各担当者から情報システム部に要望をあげさえ上げれば、ガイドやツールチップなどを作ってもらえる仕組みが非常に助かっています。
要望をあげるのは簡単でも、それを実現させるのは難しかった中で、要望を伝えさえすれば代わりに対応してもらえるのは圧倒的な安心感があります。
情報システム部は常に案件やインシデントがあるため、なかなかFullstarの運用にリソースを割けない中で、作成を代行していただけるのはありがたいですね。
実際に効果として、各申請のマニュアル資料に繋がる導線をツールチップで設置しているのですが、2カ月で100件もの資料が閲覧がされており、当初の課題だったマニュアルの閲覧回数も大幅に上昇しました。
またユーザーの利便性向上だけでなく、副次的な効果として、経理や管理部などがアナウンスしたい内容を社員へ簡単に知らせることができるようになりました。
社員に対して絶対に守ってほしいルールを繰り返しアナウンスする必要がなくなり、アナウンスする側の手間が減ったのはもちろんのこと、アナウンスされる側もすでに知っている内容を何度も言われる必要がなくなり、両者にとってメリットがあったと感じています。
伝えたい内容を情報システム部に伝えさえすれば、クラウドサーカスさんに作っていただける仕組みが整っているので、特に管理部門の担当者は導入の恩恵を受けていると思います。
高瀬様：
これまでは申請してから不備があって何度も差し戻されていたようなものも、Fullstarを使って入力補助やミスが多い箇所の注意喚起ができるため、差し戻しの回数も大幅に減少しました。
操作する画面上にそのまま表示されるためユーザーに優しい設計となっており、営業管理や経理を担当している担当者からも「ここにFullstarを使いたい」と活用を提案する声が多くあがってきています。
こういったところからも、情報システム部としてはFullstarを導入した価値があったと感じていますね。
山田：
最後に今後の活用について教えてください。
河瀬様：
今後の活用については大きく分けて2つ考えています。
1つ目はアーカイブ系のシステムへの導入です。
弊社には過去に制作したコンテンツをアーカイブするシステムがあるのですが、今はアーカイブするのが目的になってしまっており、過去の作品を掘り起こしてマネタイズに繋げるような動きが少ない点が課題として挙げられます。
せっかく自社の資産を活用する仕組みがあるにも関わらず、現状は上手く社員が活用できていないため、Fullstarを導入することでアーカイブしたコンテンツを活用する動きを活性化させていきたいと考えています。
2つ目はProGraceへのです活用。
アニメ制作の工程管理を効率化するツールとして2022年にリリースしたProGraceですが、今後は社外のユーザーに向けてもFullstarを活用する幅を広げていきたいと考えています。
これまでは社内向けでの活用がメインでしたが、今後は外に向けた利用にも積極的に取り組んでいく予定です。