システム導入は企業のデジタル変革の要であり、同時に大きな挑戦でもあります。本記事では、情報システム部門やDX推進部に向けて、成功するシステム導入の全プロセスを詳細に解説します。システム導入のメリットやリスクを解説し、各段階での具体的な戦略と注意点を記載します。また、失敗例から学ぶ回避策や、現場定着のコツも紹介しているので、システム導入の課題解決に役立ててください。
近年、デジタルトランスフォーメーション（DX）の推進が、企業規模や業種を問わず、あらゆる組織にとって重要な課題となっています。DXとは、単なるIT化ではなく、デジタル技術を戦略的に活用することで、ビジネスモデルを根本から変革し、顧客体験や業務効率を飛躍的に向上させる取り組みです。この変革の波は、企業の競争力維持と成長に不可欠となっており、その中核を担うのが、業務プロセスや情報管理を効率化する「システム導入」です。
DX推進において、システム導入は戦略的に重要な要素の一つです。既存の業務プロセスを抜本的に見直し、最新のデジタル技術を効果的に活用することで、より効率的で柔軟性の高いビジネスモデルを構築することが可能となります。例えば、AIやRPAを活用した業務の自動化、ビッグデータ分析による迅速かつ精度の高い意思決定の実現、IoTを活用した顧客との新たな接点の創出など、システム導入によってDXを具体的に推進し、ビジネスの変革を加速させることができます。
企業がDXを推進することで、以下のような効果が期待できます。
・業務効率の向上
・顧客満足度の向上
・新規事業の創出
・人材の生産性向上
・競争力の強化
しかしながら、DX推進には、システム導入だけでなく、組織文化の変革や人材育成、セキュリティ対策の強化など、多岐にわたる課題が存在します。システム導入を真に成功させ、その効果を最大化するためには、これらの課題を包括的に克服し、経営層のリーダーシップのもと、組織全体でDXに取り組む体制を構築することが不可欠です。また、技術の進化や市場環境の変化に柔軟に対応できる、継続的な改善と学習のサイクルを確立することも重要です。
日本企業におけるデジタル化の取り組みは、依然として欧米諸国や一部のアジア諸国に比べて遅れをとっているのが現状です。経済産業省が発表した「DXレポート2025」では、2025年までに多くの企業が、デジタル化への対応が遅れたために、事業存続が危ぶまれる状況に陥る可能性が指摘されています。
現状では、多くの日本企業が、システム導入の必要性は強く認識しているものの、具体的な導入方法やそれに伴うリスク、導入後の効果測定の方法などに不安を抱え、本格的な導入を躊躇している状況が見られます。特に中小企業においては、デジタル化に関する知識や人材、資金の不足が大きな障壁となっています。
さらに、日本特有の課題として、以下のような点が挙げられます。
・レガシーシステムの存在
長年使用してきた古いシステムが多く、新システムへの移行が難化してしまっている。
・デジタル人材の不足
IT人材の慢性的な不足により、デジタル化を推進する体制が整わない。
・意思決定の遅さ
階層的な組織構造により、デジタル化に関する意思決定が遅れがち。
・セキュリティへの過度の懸念
情報漏洩などへの懸念から、クラウドサービスの利用に消極的。
・組織文化の変革の遅れ
デジタル化に適した柔軟な組織文化への転換が進まない。
これらの課題を克服し、デジタル化を成功させるためには、経営層のリーダーシップ、全社的な推進体制の構築、デジタル人材の育成・確保、そして段階的かつ戦略的なシステム導入アプローチが不可欠です。日本企業が国際競争力を維持・向上させるためには、これらの課題に真摯に向き合い、迅速かつ効果的なデジタル化を推進していくことが求められています。
システム導入は、企業の業務効率化やコスト削減、競争力強化など、多岐にわたるメリットをもたらす可能性を秘めています。しかし同時に、導入失敗による経済的損失や運用上の問題発生など、無視できないリスクも伴います。システム導入を成功に導き、その効果を最大化するためには、これらのメリットとリスクを綿密に分析し、理解した上で、戦略的かつ計画的に進めることが極めて重要です。
・業務効率化
データ入力の自動化や業務プロセスの標準化により、作業時間を大幅に削減できます。反復的な作業の削減は、従業員がより生産性の高い業務に注力することを可能にします。例えば、RPAの導入により、データ入力や転記作業などの定型業務を自動化し、人為的ミスを減少させつつ処理速度を向上させることができます。
・コスト削減
人件費の削減や在庫管理の最適化による無駄な在庫の削減など、直接的なコスト削減効果が期待できます。さらに、業務プロセスの効率化によるオペレーションコストの削減、ペーパーレス化による印刷・保管コストの削減なども実現可能です。長期的には、これらのコスト削減効果が累積され、企業の収益性向上に大きく寄与します。
・顧客満足度向上
顧客情報の詳細な分析により、個々のニーズに応じたパーソナライズされたサービス提供が可能になります。また、CRMシステムの導入により、顧客対応の迅速化や質の向上が図れます。これらは、顧客満足度の向上だけでなく、顧客ロイヤリティの強化や新規顧客の獲得にもつながります。
・生産性向上
生産計画の最適化や品質管理の向上により、製造業を中心に大幅な生産性向上が期待できます。AIやIoTを活用した予測型メンテナンスにより、設備の稼働率を向上させ、ダウンタイムを最小限に抑えることも可能です。これにより、リソースの効率的な活用と生産性の飛躍的な向上が実現します。
・意思決定の迅速化
リアルタイムデータ分析により、根拠に基づいた迅速かつ精度の高い意思決定が可能になります。ビッグデータ分析やAIを活用することで、市場トレンドの予測や潜在的なリスクの早期発見など、戦略的な意思決定をサポートします。これにより、経営層は迅速かつ的確な判断を下すことができ、企業の競争力強化につながります。
・競争力強化
迅速な市場変化への対応や、新たなビジネスモデルの創出が可能になります。デジタル技術を活用した新サービスの開発や、顧客接点の拡大により、新たな収益源の確保や市場シェアの拡大が期待できます。また、データ駆動型の経営により、競合他社との差別化を図ることができます。
一方で、システム導入には様々なリスクも存在します。これらのリスクを適切に管理し、最小化することが、成功的なシステム導入の鍵となります。
・導入費用
初期費用が予想以上に高額になる可能性があります。ハードウェア、ソフトウェアのライセンス料、カスタマイズ費用、コンサルティング費用など、様々な要素が初期コストに含まれます。また、導入後の運用費用（保守費用、アップグレード費用、トレーニング費用など）も継続的に発生するため、長期的な視点でのコスト計画が必要です。
・導入期間
スケジュール遅延による業務への影響が懸念されます。特に大規模なシステム導入では、予想以上に時間がかかることがあり、その間の業務効率低下や機会損失のリスクがあります。また、長期化によるコスト増大も考慮する必要があります。
・システムの不具合
システム障害による業務停止やデータ消失のリスクがあります。特に重要なビジネスプロセスに関わるシステムの場合、障害の影響は甚大になる可能性があります。定期的なバックアップや冗長化など、適切な対策が不可欠です。
・セキュリティリスク
サイバー攻撃や情報漏洩のリスクが高まる可能性があります。特にクラウドベースのシステムを導入する場合、データの管理や保護に関する新たな課題が生じます。強固なセキュリティ対策と、従業員への教育が重要になります。
・従業員の抵抗
新システムへの習熟に時間が浪費されたり、操作方法が複雑で使いにくいと感じられることがあります。これにより、期待した効果が得られないだけでなく、従業員のモチベーション低下や離職につながるリスクもあります。十分な研修とサポート体制の構築が必要です。
上記のように初期投資として導入費用が高額になる可能性があるほか、既存の業務プロセスにシステムを適用する際に、従業員が適応するための時間やトレーニングが必要です。また、適切な管理が行われなければ、運用後にトラブルや追加コストが発生するリスクもあります。これらのリスクを軽減するためには、事前の計画や準備が不可欠です。
システム導入は、正しく計画され実行されれば企業に大きなメリットをもたらしますが、一方で多くのリスクも伴います。導入を成功させるためには、綿密な準備とプロジェクト管理が必要です。本章では、システム導入を成功させるためのプロセスと重要なポイントについて説明します。
システム導入における最初のステップは、要件定義です。要件定義とは、システムがどのような機能を持つべきか、どのような問題を解決するべきかを明確にするプロセスです。要件が曖昧だと、システムの機能が不十分だったり、期待に合わなかったりすることがあります。そのため、導入の初期段階で自社の業務ニーズや問題点、目指す成果を明確にし、システムに求められる具体的な機能やパフォーマンス、セキュリティなどを整理することが不可欠です。
要件定義を適切に行うことで、以下のようなメリットがあります。
・システム開発における漏れや無駄を防ぎ、効率的に進めることができる
・開発費用やスケジュールの見積もり精度が向上する
・開発後にシステムと期待とのずれを防ぐ
・プロジェクトに関わるすべての関係者の認識を統一できる
要件定義を行う際には、関係部署とのヒアリングやワークショップなどを実施し、あらゆる観点からニーズを確認し、全体的な業務フローを見直すことが必要です。
システム導入プロジェクトを成功させるためには、プロジェクトの計画、実行、管理を適切に行う必要があります。プロジェクト管理では、以下の点を意識することが重要です。
・プロジェクト計画の策定
プロジェクトの目的やスコープ、予算、スケジュールを明確にし、役割分担や進捗管理方法も詳細に決める必要があります。プロジェクト計画を作成する際には、関係部署との連携をしっかりと図り、全員が共通の目標を持つことが重要です。
・進捗管理とリスク管理
プロジェクトが計画通りに進んでいるかを定期的に確認し、必要に応じて修正を加えます。また、プロジェクトの途中で発生しうるリスクを事前に特定し、リスク対応計画を準備しておくことも欠かせません。進捗管理には、ガントチャートやバーンダウンチャートなどのツールを使用することで、視覚的に把握しやすくなります。
・ステークホルダーとのコミュニケーション
システム導入プロジェクトには、経営層、開発チーム、ユーザーなど、多くの関係者が関わります。彼らとのコミュニケーションを密にし、プロジェクトの進捗や課題を共有することが、スムーズな進行に寄与します。定期的なミーティングや報告会を行い、問題が発生した際には迅速に対応できる体制を整えておくことが望ましいです。
システム導入プロジェクトを成功させるためには、プロジェクトチームだけでなく、関係部署との連携も重要です。特に、ユーザー部門との連携は、システムの使い勝手を向上させるために不可欠です。
・関係部署との連携強化
システム導入によって影響を受ける部署を事前に把握し、関係者との連携を強化します。例えば、経理、人事、営業などの業務プロセスがシステム導入によって変わる場合、これらの部署との協力が必要です。定期的な会議や情報共有を通じて、各部署のニーズを反映し、導入の影響を最小限に抑える工夫が求められます。
・開発チームとユーザー間の連携
開発チームとユーザー部門が連携することで、実際に使いやすいシステムを作ることができます。ユーザーからのフィードバックを反映しながら、システムの仕様や画面設計を調整することで、システムの受け入れがスムーズになります。定期的なレビューやミーティングを実施し、進捗や改善点を共有することが有効です。
・情報共有と進捗報告
プロジェクトの進捗状況を定期的に関係者に報告し、透明性を保つことが重要です。これにより、プロジェクトに対する理解と協力を得やすくなります。進捗報告書の作成や、プロジェクトの状況を共有するための専用サイトを活用すると、情報の一貫性が保たれ、関係者の安心感を高めることができます。
システム導入は、計画通りに進まないことがあり、トラブルが発生することも少なくありません。しかし、適切な対応を取ることでリスクを最小限に抑え、プロジェクトを成功へと導くことができます。
システム導入が失敗する原因にはさまざまな要素がありますが、特に次の3つが多くのプロジェクトで見られる失敗要因です。
・要件定義の不足による問題
システム導入前に十分な要件定義を行わない場合、システムが期待通りの成果を生み出さないことがあります。ユーザーのニーズをしっかり把握しないまま開発が進むと、使い勝手が悪いシステムとなり、結果としてユーザーからの不満や抵抗が発生します。こうした問題を避けるためには、導入前にユーザー部門との綿密なヒアリングを行い、システムに求められる具体的な機能や性能を明確にすることが不可欠です。
・コミュニケーション不足による問題
関係者間のコミュニケーション不足も、システム導入失敗の原因の一つです。例えば、開発チームとユーザー部門のコミュニケーションが不足していると、開発中のシステムの仕様変更やトラブル発生時の対応が遅れてしまい、プロジェクトの遅延や費用増加につながる可能性があります。
コミュニケーション不足による問題を回避するためには、関係者間のコミュニケーションを密にすることが重要です。定期的な会議や情報共有を行い、関係者間の認識を統一するようにしましょう。
・スケジュール遅延と予算超過
システム導入プロジェクトは、多くの場合、スケジュールや予算が計画通りに進まないことが課題となります。予期せぬ技術的な問題やユーザーの要望変更が原因で、スケジュールが遅れたり予算が超過するリスクがあります。これを回避するためには、プロジェクトの進行中に定期的に進捗状況を確認し、必要に応じてスケジュールや予算の見直しを行うことが重要です。また、リスク管理を徹底し、予期せぬ事態への対応策を事前に策定しておくことも有効です。
システム導入において、コストとスケジュールの適切な管理はプロジェクト成功のための重要な要素です。これらの要素がずれると、プロジェクト全体の進行が滞り、最悪の場合、導入自体が失敗に終わることもあります。
コストとスケジュールを管理するためには、以下の点に注意する必要があります。
・予算とスケジュールを事前に明確化
まず、プロジェクトの開始前に予算とスケジュールを明確化し、全ての関係者と共有することが必要です。この段階での合意形成は、プロジェクトの進行中に発生する変更やトラブルにも対応しやすくなります。
・定期的な進捗確認
プロジェクトが計画通りに進行しているかを確認するため、定期的に進捗をチェックします。特に、予算やスケジュールにズレが生じた場合は早期に対応することで、プロジェクト全体に大きな影響を与える前に調整が可能です。
・リスク管理
システム導入プロジェクトにおいて、発生する可能性のあるリスクを事前に洗い出し、それに対する対応策を練っておくことも重要です。予期せぬ事態に備えることで、プロジェクトがスムーズに進行します。
システム導入の成功は、単に導入が完了するだけでは達成されません。システムが現場に定着し、ユーザーが業務に積極的に活用することが必要です。そのための具体的な工夫をいくつか挙げます。
・ユーザーへの丁寧な説明とトレーニング
新しいシステムを利用するユーザーに対して、丁寧な説明とトレーニングを提供することで、システムへの抵抗を減らし、スムーズな導入を図ります。操作マニュアルやチュートリアル動画などを提供し、ユーザーが自分でシステムの使い方を学べる環境を整えると良いでしょう。
・運用マニュアルの作成と共有
システムの運用方法を体系的にまとめたマニュアルを作成し、全てのユーザーに共有することで、操作ミスやトラブルが発生した際の対応を迅速に行えます。マニュアルには、基本的な操作方法に加えて、よくある問題の解決策も記載しておくことが有効です。
・運用担当者の育成とサポート体制
システムの運用を担当するスタッフを適切に育成し、彼らがユーザーからの質問やトラブルに迅速かつ的確に対応できるようにすることが重要です。また、問題が発生した際に迅速にサポートを受けられる体制を整えることで、ユーザーが安心してシステムを利用することが可能になります。運用担当者はシステムに関する深い知識を持ち、ユーザーに対して効果的なサポートを提供できる能力が求められます。
社内ヘルプデスクに関してはこちらをご覧ください。
システムを導入した後は、その効果を適切に測定し、運用の改善を図ることが重要です。効果測定により、導入したシステムが業務にどのような影響を与えたのかを定量的に把握し、今後の改善に役立てることができます。
導入サポートや運用サポートなど、サポート体制が整っているのもポイントです。
システム導入効果を測定する方法は様々ですが、以下のような指標を用いることが一般的です。
・業務効率の改善率
システム導入前と比較して、業務がどれだけ効率化されたかを確認します。これは、作業時間の短縮や手順の簡素化によって明らかになります。
例として、データ処理や業務フローの見直しによる時間短縮が挙げられます。
・コスト削減効果
システム導入によって、コスト削減がどの程度実現したかを評価します。これは、人件費削減や業務効率化に伴う運用コストの減少によって測定できます。
例えば、紙の使用量が減少し、印刷や保管にかかるコストを削減できた場合、具体的な金額ベースでの効果が見えてきます。
・顧客満足度の向上度
システム導入が顧客満足度にどのような影響を与えたかも重要な指標です。顧客のフィードバックやアンケートを通じて、サービスの向上があったかどうかを測定します。迅速な対応や情報提供の質の向上が顧客に好影響を与えるかが焦点です。
・従業員の満足度
システム導入後の従業員の働きやすさやモチベーションを測定します。システムが使いやすくなったことで、仕事に対するストレスが軽減され、作業の満足度が向上したかどうかを確認します。内部アンケートやフィードバックが効果測定の有効な方法です。
これらの指標を定期的に測定し、システム導入効果を把握しましょう。
システム導入後も、フィードバックを基に継続的な改善が求められます。ユーザーの利用状況を観察し、改善点を洗い出してシステムを進化させることで、さらに効果的な業務支援が可能になります。
・フィードバックの収集
システム利用者からのフィードバックは、改善の大きなヒントとなります。使いづらい部分や新たに必要な機能を把握し、システムをさらに最適化しましょう。
・運用サポートの強化
システムの安定した運用を支えるためには、継続的なサポートが重要です。トラブルが発生した際には迅速な対応を行い、ユーザーが安心してシステムを利用できる環境を提供することが定着を促進します。また、適切な運用担当者の育成も欠かせません。
運用サポートを充実させることで、ユーザーはトラブルなくシステムを活用でき、現場へのシステムの定着が促進されます。
システム導入はスタートに過ぎず、導入後の運用が成功の鍵となります。前述のように、適切なサポート体制やトレーニングを整えることで、システムが本来の効果を発揮し続けます。
システム運用をより効率的に進めるためには、以下の方法が有効です。
・RPA（Robotic Process Automation）の導入
定型業務を自動化し、人材の負担を軽減することで業務効率を向上させます。これにより、人員リソースをよりクリエイティブな業務に充てることが可能となり、全体的な業務パフォーマンスが改善されます。
・AI（人工知能）の活用
AIは膨大なデータの分析や予測を自動化するため、意思決定の迅速化と精度向上に貢献します。例えば、予測分析を活用することで将来の市場動向を予測し、早期の戦略策定が可能です。
・クラウドサービスの活用
クラウドを利用することで、インフラの維持管理コストを削減し、システムの柔軟性とスケーラビリティを向上させます。また、遠隔地からでもアクセスが可能なため、リモートワーク環境にも適しています。
・監視システムの導入
システムの稼働状況をリアルタイムで監視することで、障害発生を早期に検知し迅速に対応できます。これにより、ダウンタイムを最小限に抑え、業務への影響を軽減します。
これらの手法を組み合わせることで、システム運用の効率化と効果最大化が図れます。さらに、これらの技術や方法の導入は、システムの信頼性と可用性を向上させ、より安定した業務運用を実現します。
株式会社トムス・エンタテイメントは、アニメーション作品の企画・制作・販売・配給及び輸出事業をトータルかつグローバルに展開しています。
・導入の背景と目的
株式会社トムス・エンタテインメントでは、全ての社内システムにおいて、従業員の習得度を一定のレベルに引き上げることを目指していました。社内アンケート結果から、利用率が低いシステムと高いシステムが存在することが明らかになり、従業員の生産性と業務効率に影響を及ぼす可能性が考えられました。そのため、DAP（デジタルアダプションプラットフォーム）であるFullstarを導入することで、利用率が低いシステムの利用率を高め、既に利用率が高いシステムの利便性や操作性を向上させることを目指しました。
Fullstarについてはこちらから
・具体的な取り組み
導入前、各システムにはマニュアルが用意されていましたが、実際にはほとんど参照されておらず、結果として社内での問い合わせが増加していました。これを解決するため、システム画面上での操作ガイドを活用し、ユーザーが入力作業を行う際に補助機能を提供することで、システム利用を促進しました。また、マニュアル資料へのアクセスを容易にするためにツールチップを導入し、社員が必要な情報に迅速にアクセスできる環境を整えました。これらの取り組みによって、社員がシステムをより効果的に利用できるようになり、業務の効率化が図られました。
・成果
この施策の結果、システム利用時の従業員の滞在時間が5分以上短縮され、業務の円滑化と従業員の負担軽減が実現しました。さらに、社内で開催されていたシステム利用に関する説明会の回数が大幅に減少し、説明会1回あたりの時間も1時間から30分へと短縮されました。これらの成果は、ITシステムの単なる導入にとどまらず、企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進する一翼を担う重要な事例となりました。
詳しい事例はこちらから
システム導入の成功には、適切な計画と運用が不可欠です。本記事では、システム導入時の失敗要因とそれを避けるための注意点、導入後の効果測定、そして運用を効率化するための方法について解説しました。特に、効果測定を通じた改善やサポート体制の重要性を強調し、RPAやAIの導入が業務効率向上に寄与することを示しました。
本記事が、システム導入を検討している企業の成功の一助になれば幸いです。