クラウドシステムの導入は、単なる設備の入れ替えではなく、適切な計画と戦略に基づいたデジタルトランスフォーメーションを促進する重要なステップです。クラウド化を通じて、業務の自動化やデータ活用、デジタル技術の積極導入などを加速させ、持続的な競争力を確保するために必要不可欠な取り組みとなります。本記事では、システムをクラウド化し、トータルコストの削減を実現する秘訣についてまとめました。
近年、クラウドコンピューティングがITインフラの主流になりつつあります。クラウドとは、インターネットを経由してコンピューターのリソース(CPU、メモリ、ストレージ、ソフトウェアなど)を賃借し、必要な分だけ利用できるサービスモデルのことです。クラウドサービスには大きく分けて3つの形態があります。パブリッククラウドは、Amazon Web Services(AWS)やMicrosoft Azureなどの事業者が提供するクラウドで、インターネット経由で誰もが利用できます。プライベートクラウドは、企業が自社専用のクラウド環境を構築・運用するものです。ハイブリッドクラウドは、パブリッククラウドとプライベートクラウドを組み合わせた形態です。一方の従来からの方式がオンプレミスシステムで、サーバーやストレージ、ネットワーク機器、ソフトウェアなどの物理的な設備を自社で所有・管理する形態です。オンプレミスでは企業がITインフラを完全に自社で制御できますが、その分、設備投資やメンテナンスなどにかかるコストが大きくなります。
クラウドシステムは、初期投資を大幅に抑えられ、需要の変動に応じてリソースを柔軟に増減できる点です。オンプレミスは、将来の需要予測に基づき過剰な設備投資が必要になりがちですが、クラウドならその心配がありません。また、クラウド事業者が最新の環境を提供してくれるため、自社で新しい技術を導入する際の負担が軽減され、競争力を維持するのに役立ちます。さらに多くのクラウドプロバイダーはセキュリティに力を入れており、データの保護や災害復旧などの面で高い水準を提供しています。また、定期的なバックアップやデータの暗号化なども容易に実装できます。
しかしながら、単純にクラウドシステムに切り替えただけでは、必ずしもコスト削減が実現できないのが実情です。その理由は以下の点にあります。
3.1 クラウド移行に伴う初期コスト
クラウド移行には、データ移行コスト、システム再構築費用、新しいシステムやツールの導入に伴うコストなど、多くの初期投資が必要です。特に大規模なシステムやデータの移行では、これらの初期コストが膨大になることがあります。適切な予算計画とプロジェクト管理が不可欠です。
3.2 システム連携・データ移行の複雑さ
既存のオンプレミスシステムとクラウドシステムを技術的に連携させることは容易ではありません。また、長年蓄積されてきた大量のデータをクラウド上に移行するには、慎重な準備作業とリソースが必要になります。
既存のオンプレミスシステムとクラウドシステムを連携させることは技術的に複雑であり、システムの整合性やデータの一貫性を保つ必要があります。また、大量のデータをクラウド上に移行する際には、データの整理や移行プロセスの最適化が必要です。これには十分な時間とリソースが必要です。
3.3 運用体制の変更に伴う人件費の増加
クラウド環境では従来のシステムとは異なる運用スキルが求められます。従来の担当者に対して再教育を行ったり、ITリテラシーが高い従業員の雇用を検討する必要があります。また、クラウド環境での運用監視やトラブルシューティングにも専門知識が必要であり、それに伴う人件費が増加する可能性があります。
3.4 セキュリティ対策にかかる費用の増加
クラウド環境ではデータセキュリティが重要な課題です。特にプライベートクラウドでは、セキュリティ環境を自社で構築・運用する必要があります。これにはセキュリティ専門家の雇用やセキュリティツールの導入、セキュリティポリシーの策定などが必要であり、相応の費用がかかります。
このように、クラウド化を進める上では様々な課題があります。適切な対策を取らないと、かえってコストが高騰してしまう恐れがあるのです。
では、どのようにすればクラウド化を効率的に実現し、トータルコストを最小化できるのでしょうか。ポイントは以下の通りです。
4.1 適切なクラウド導入計画の策定
まず最初に重要なのは、自社のニーズとクラウドのメリット・デメリットを正しく認識し、適切な導入計画を立てることです。具体的には、どのシステムをクラウド化の対象とし、どのサービスモデル(IaaS、SaaSなど)を利用するかを明確にすべきです。この際、ITコストだけでなく、ビジネスへの影響度も加味して総合的に判断する必要があります。また、一気にすべてのシステムをクラウド化するのは現実的ではありません。まずは重要度が低く、移行が容易なシステムから着手し、ノウハウを蓄積しながら段階的に移行を進めることが賢明な方針と言えます。急がずに時間をかけて、着実にクラウド化を推進していくことが肝心です。さらに、システム移行のプロセスを詳細に明確化し、データ移行や連携テストなどに十分な期間と手順を確保する必要があります。この作業を入念に行わないと、移行後に深刻な障害が発生する可能性があります。この際、専門的な移行ツールの活用や、有力ベンダーのサポート支援を受けると良いでしょう。
4.2 セキュリティ強化とベンダー支援の活用
データセキュリティ対策は、企業や組織にとって重要な要件です。クラウド化に伴うデータの移行やシステムの変更により、セキュリティリスクが増加する可能性があります。そのため、セキュリティ強化には適切な対策と専門知識が必要です。自社で最新のセキュリティツールやソリューションを導入することや、従業員の教育やトレーニングを行うことも重要です。また、クラウドベンダーが提供する高度な運用サポートサービスを併せて活用することも推奨します。
4.3 問い合わせ削減ツールの利用
オンプレミスシステムからクラウド環境に移行する際には、社内ユーザーからの問い合わせが増加することが予想されます。このような状況では、社内ヘルプデスクの強化が必要となり、それに伴う人件費が増加する可能性があります。しかし、システム運用を効率化するためには、ツールの活用も重要です。具体的には、チャットボットやデジタルアダプションツール（DAP）などを活用して、システムを円滑に使えるような環境を整備することが有益です。チャットボットは、自動応答システムとして利用され、一般的な問い合わせや操作に対して即座に対応することができます。これにより、社内ヘルプデスクの負荷を軽減し、ユーザーのサポートを迅速かつ効率的に行うことができます。また、デジタルアダプションツール（DAP）は、システムの利用方法や操作手順を視覚的に分かりやすく提示するツールです。ユーザーがシステムをより簡単に理解し、活用できるように支援します。これらのツールを活用することで、社内ユーザーの問い合わせを効率的に処理し、システム運用の負担を軽減することができます。また、ユーザーがシステムをより簡単に理解し、使いこなせるような環境を整備することで、業務効率の向上や生産性の向上にもつながります。結果として、移行後のクラウド環境での運用コストや人件費増加を最小限に抑えることができるでしょう。
上記で紹介したDAPは現在注目されているツールの一つです。DAPでは社内システムの画面上に直接操作ガイドを作成することが可能であり、24時間365日対応が可能です。これにより、社内問い合わせ対応時間を大幅に削減できます。また、ノーコードでWebシステムの画面上にガイドを作成できるため、エンジニアリソースを節約しながら、社内ユーザーへのリアルタイムサポートが提供できます。さらに社内ユーザーからのフィードバックもシステム画面上で取得可能なため、FullstarなどのDAPを導入することは、社内業務効率化に留まらず、社内全体の生産性と満足度の向上に貢献します。
クラウドシステムへの移行は、単に設備を入れ替えるだけでは十分な効果は望めません。しかし、クラウドを最大限に活用することで、業務の自動化やデータ活用、デジタル技術の積極導入など、競争力の源泉となるデジタルトランスフォーメーション(DX)を大きく加速できます。つまり、クラウド投資を検討する際は、単なるコスト削減だけでなく、DXの実現という観点から総合的に判断する必要があります。自社のビジネスの現状と将来のあるべき姿を見据え、最適なクラウド戦略を立案することが何より重要なのです。ただし短期的なコストにとらわれるのではなく、長期的な視点でクラウドを積極活用していくことが、持続的な競争力を確保するうえで賢明な選択だと言えます。クラウド化は企業が成長し続けるための避けられないテーマですので、適切な準備と計画の上で、着実に移行を推進していくことをお勧めします。